Jakich dokumentów należy zażądać od dostawcy przed uzupełnieniem zapasów

Prosi Pan/Pani nowego koreańskiego dostawcę o dokumentację, a jeszcze przed obiadem otrzymuje Pan/Pani pakiet PDF: rejestrację działalności gospodarczej, certyfikat ISO dla fabryki oraz certyfikat autentyczności opatrzony złotą pieczęcią. Żaden z tych dokumentów nie wskazuje, czy towary wymienione w wycenie mogą legalnie znaleźć się na półce w Europie.

Certyfikat to najsłabszy dokument w tej dokumentacji. Żaden organ go nie wydaje, żaden rejestr go nie ewidencjonuje, żaden przepis unijnego prawa dotyczącego kosmetyków nie nadaje mu mocy prawnej, a każdy, kto ma drukarkę, może go sporządzić w pięć minut. Kupujący proszą o nie przez większość tygodni, a potem pomijają dwa dokumenty, które zapewniłyby im ochronę.

Wersja skrócona

• Artykuł 19 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 wymaga, aby nazwa (nazwisko) i adres osoby odpowiedzialnej były umieszczone na samym opakowaniu kosmetyku, a nie tylko na certyfikacie.
• Artykuł 70 Unijnego kodeksu celnego definiuje wartość celną jako cenę faktycznie zapłaconą lub należną, dlatego faktura zawierająca inną kwotę stanowi naruszenie przepisów celnych.
• Zarówno art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009, jak i art. 51 unijnego kodeksu celnego nakładają obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej partii i dostawców przez trzy lata od daty przybycia towarów.

Sześć pytań i to, jak wygląda bezpośrednia odpowiedź

Prosimy o przesłanie wszystkich sześciu dokumentów jednocześnie, dla każdego zamówienia, zanim nastąpi przekazanie środków finansowych. Dostawca, który już sprzedaje swoje produkty w Europie, ma pięć z nich w zasięgu ręki.

1. Dowód zgłoszenia do CPNP. Proszę zwrócić się na piśmie o podanie nazwy prawnej i adresu osoby odpowiedzialnej w UE oraz numeru referencyjnego produktu w CPNP dla każdego SKU. Dobra odpowiedź wskazuje jeden podmiot i powtarza adres, który później znajdzie Pan/Pani na opakowaniu. Uchylającą się od odpowiedzi odpowiedzią jest stwierdzenie „Wszystkie nasze produkty są zarejestrowane w CPNP”, bez podania konkretnej osoby. Nie może Pan/Pani samodzielnie sprawdzić numeru referencyjnego: Komisja stwierdza, że portal jest dostępny wyłącznie dla właściwych organów, ośrodków zatruć, osób odpowiedzialnych i dystrybutorów, i nikogo więcej. Proszę zapytać mimo to, ponieważ dzięki temu można uzyskać nazwę, którą można porównać z informacją na opakowaniu, a takie porównanie to maksymalny zakres weryfikacji możliwy dla nabywcy.

2. Zdjęcie osoby odpowiedzialnej na opakowaniu. Tylna strona i spód jednej rzeczywistej sztuki z partii, którą Pan/Pani miał(a)by otrzymać. Artykuł 19 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 wymaga umieszczenia na pojemniku i opakowaniu nazwy (nazwiska) oraz adresu osoby odpowiedzialnej, a w przypadku produktów importowanych, również wskazania kraju pochodzenia. Dobra odpowiedź dociera tego samego dnia, jest czytelna i zawiera adres w UE. Uchylającą się od odpowiedzi jest trzecie zdjęcie przedniej strony opakowania lub propozycja „dopisania naklejki później”, co oznacza towar z krajowego magazynu i Państwa problem z etykietą.

3. Potwierdzenie istnienia oceny bezpieczeństwa. Artykuł 10 zobowiązuje osobę odpowiedzialną do posiadania raportu bezpieczeństwa produktu kosmetycznego przed wprowadzeniem produktu do obrotu, a artykuł 11: do przechowywania dokumentacji produktu pod adresem podanym na etykiecie. Nie prosi Pan/Pani o tę dokumentację, a dostawca, który odmawia jej przekazania, ma do tego prawo. Proszę poprosić o pisemne potwierdzenie, że raport istnieje, a dokumentacja znajduje się pod wskazanym adresem. W odpowiedzi uchylającej się od konkretnej odpowiedzi pojawia się fabryczny certyfikat GMP lub certyfikat dopuszczenia do swobodnego obrotu, z których żaden nie zawiera żadnej informacji na temat oceny zgodności z wymogami UE.

4. Status autoryzowanego dystrybutora lub pismo autoryzacyjne. Żaden przepis UE tego nie wymaga; wymagają tego marki i platformy handlowe. Dobrą odpowiedzią jest pismo, w którym wymieniona jest nazwa Państwa firmy, podana jest data, wskazany jest obszar działania oraz osoba kontaktowa marki, która udzieliła autoryzacji. Uchylającą się od odpowiedzi jest odpowiedź „Jesteśmy oficjalnym partnerem” bez żadnych załączników lub pismo, w którym wymieniony jest tylko dostawca i które nie jest opatrzone datą.

5. Numer partii i termin przydatności do użycia, dla każdej pozycji, przed dokonaniem płatności. Artykuł 19 ust. 1 lit. c) znosi wymóg podawania daty trwałości w przypadku produktów o okresie trwałości przekraczającym 30 miesięcy i zamiast tego wymaga umieszczenia symbolu okresu trwałości po otwarciu opakowania, dlatego brak daty przydatności do spożycia sam w sobie nie jest sygnałem ostrzegawczym, a datą, na której należy się skupić, jest data produkcji. Dobra odpowiedź to pisemne podanie numeru partii i daty dla każdej pozycji. Uchylającą się od odpowiedzi odpowiedzią jest „świeży towar”, który zachowuje ważność do momentu otwarcia palety. Sposób sprawdzania tych odpowiedzi na podstawie informacji na opakowaniach omówiono w sekcji poświęconej odczytywaniu koreańskich kodów partii i dat ważności.

6. Ścieżka faktur. Faktura musi zawierać zarejestrowaną nazwę i adres Państwa firmy, nazwę marki i ilości oraz cenę, którą Państwo faktycznie płacą. Artykuł 70 Unijnego kodeksu celnego określa wartość celną jako cenę faktycznie zapłaconą lub należną, dlatego faktura, przelew i zgłoszenie muszą być spójne. W przypadku koreańskiej sprzedaży eksportowej nie obowiązuje koreański podatek VAT, więc pozycja z 10-procentowym podatkiem VAT na takiej fakturze to kwota, której nikt nie zwróci. Uchylająca się od konkretnej odpowiedzi strona proponuje korektę wartości lub faktury wystawione przez podmiot inny niż ten, któremu Pan/Pani płaci.

Te dwa, które mają znaczenie

Pozycje druga i szósta. Wszystko inne to oświadczenie o zamiarze: numer referencyjny powiadomienia to twierdzenie, którego nie można zweryfikować, a pismo upoważniające to twierdzenie o relacji, której nie można zobaczyć. Zdjęcie i faktura same w sobie stanowią dowód i to właśnie do nich osoba trzecia będzie później wracać.

Zgodnie z art. 6 Pana/Pani obowiązkiem jest sprawdzenie tej etykiety, zanim udostępni Pan/Pani produkt. Jeśli brakuje na niej imienia i nazwiska oraz adresu osoby odpowiedzialnej, oznacza to, że te jednostki nigdy nie zostały zgodnie z prawem wprowadzone na rynek UE. Następnie art. 7 zobowiązuje Pana/Panią do wskazania organowi, kto dostarczył daną partię i komu Pan/Pani ją dostarczył(a), przez okres trzech lat od jej otrzymania, a art. 51 Unijnego kodeksu celnego nakłada obowiązek przechowywania dokumentów celnych w Pańskim/Pani firmie również przez trzy lata.

Platformy handlowe stosują ten sam test: warunkiem odblokowania zawieszonego konta jest przedstawienie faktury od marki lub autoryzowanego dystrybutora, wystawionej na zarejestrowaną nazwę posiadacza konta i obejmującej sprzedaną ilość. Faktura wystawiona na kwotę wybraną tak, aby zadowolić organy celne, okazuje się nieskuteczna kilka miesięcy później. Oba dokumenty odróżniają również zapasy przeznaczone na rynek UE od towarów, które są oryginalne, ale nigdy nie były przeznaczone na ten rynek, kwestię tę warto wyjaśnić przed złożeniem zamówienia, a nie po nim.

Ten, który zostaje sfałszowany

Pismo upoważniające. Jedna strona, logo i wystawca oddalony o osiem stref czasowych, kryjący się za adresem podanym przez dostawcę. Spotykamy się z pismami, w których wymieniana jest firma zlikwidowana lata temu, z zakresem działalności po cichu rozszerzonym na „cały świat”, a także z tym samym pismem wykorzystanym ponownie z wklejoną nazwą nowego nabywcy. Certyfikat autentyczności jest bezwartościowy, ale nieszkodliwy; sfałszowane pismo jest gorsze, ponieważ Pan/Pani w nie wierzy i na jego podstawie gromadzi zapasy.

Wystarczy jeden e-mail, aby to sprawdzić. Napisz do marki, korzystając z adresu podanego na jej własnej stronie, nigdy nie używaj danych kontaktowych zamieszczonych w liście, i zapytaj, czy dostawca jest autoryzowany na Państwa rynku. Marki udzielają odpowiedzi na to pytanie; mają ku temu wszelkie powody. Jeśli dostawca sprzeciwi się Państwa pytaniu, to również jest odpowiedź.

Nic z tego nie sprawia, że spełnia Pan/Pani wymogi zgodności. Dzięki temu dowie się Pan/Pani, na kim spoczywa odpowiedzialność za zapewnienie zgodności, a to, czy jest Pan/Pani importerem, czy dystrybutorem, w dużej mierze decyduje o strukturze kosztów.

Wniosek w formie pisemnej

Proszę skopiować ten tekst, wypełnić nawiasy i wysłać go przed złożeniem zamówienia.

Temat: Prośba o dokumentację przed złożeniem zamówienia [ref]

Dzień dobry, [name],

Dziękuję za ofertę z dnia [date]. Zanim złożę zamówienie zakupu, proszę każdego dostawcę o te same sześć dokumentów. Prosimy o udzielenie odpowiedzi w tej wiadomości e-mail, zamiast załączania pakietu certyfikatów.

1. Dla każdej pozycji: nazwa prawna i adres osoby odpowiedzialnej w UE oraz numer referencyjny produktu w CPNP.

2. W przypadku [SKU], [SKU] i [SKU]: zdjęcie tylnej strony i spodu jednej rzeczywistej sztuki z partii, którą zamierza Pan/Pani wysłać. Odczytuję imię i nazwisko oraz adres osoby odpowiedzialnej, kraj pochodzenia i język na opakowaniu. Zdjęcia przedniej strony opakowania i materiały prasowe nie są akceptowane.

3. Pisemne potwierdzenie, że dla tych produktów istnieje raport bezpieczeństwa produktu kosmetycznego oraz że dokumentacja produktu jest przechowywana pod adresem podanym na etykiecie. Nie proszę Pana/Pani o przesłanie pliku.

4. Czy jest Pan/Pani autoryzowanym dystrybutorem marki [brand] w Polsce. Jeśli posiada Pan/Pani upoważnienie, proszę je załączyć wraz z imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail osoby kontaktowej marki, która je wystawiła, abym mógł(mogła) je potwierdzić.

5. Dla każdej pozycji: numer partii oraz data produkcji oferowanej partii. Jeśli na opakowaniu zamiast daty ważności znajduje się symbol okresu trwałości po otwarciu, potrzebna mi jest data produkcji.

6. Potwierdzenie, że faktura zostanie wystawiona na [zarejestrowana nazwa firmy, adres, numer VAT], z podaniem marki i ilości, wskazaniem ceny, którą faktycznie płacę, oraz bez wykazania koreańskiego podatku VAT w przypadku sprzedaży eksportowej.

Dwie uwagi, aby zaoszczędzić czas. Certyfikat autentyczności nie zawiera żadnych informacji, które mógłbym(-łabym) zweryfikować, a fabryczny certyfikat GMP lub certyfikat dopuszczenia do swobodnego obrotu nie odpowiada na pytanie 3.

Jeśli którakolwiek z tych odpowiedzi brzmi „nie”, proszę o to powiedzieć. W przypadku kilku z nich mogę znaleźć rozwiązanie. Nie mogę sobie pozwolić na to, żeby dowiedzieć się o tym później.

Z poważaniem, [name]

Pytania zadawane przez kupujących

Co zrobić, jeśli dostawca nie wyśle zdjęcia rzeczywistego opakowania?

Drugi render przedstawiający przód opakowania zamiast zdjęcia tyłu i spodu to zwlekanie, a nie żaden dowód. Przesuń termin realizacji zamówienia, aż otrzymasz zdjęcie, ponieważ etykieta nałożona po odprawie celnej towaru to Państwa problem, a nie problem dostawcy. Jeśli ta sama prośba pozostanie bez odpowiedzi przez dłużej niż kilka dni, potraktuj to milczenie jako odpowiedź: na opakowaniu nie ma jeszcze adresu w UE.

Czy potrzebuję świadectwa pochodzenia, aby dokonać importu z Korei?

Tylko wtedy, gdy Pan/Pani lub dostawca chcą skorzystać ze stawki celnej obniżonej lub zerowej przewidzianej w Umowie o wolnym handlu między UE a Koreą, obowiązującej od 2011 roku. W przypadku braku dowodu preferencyjnego pochodzenia w dokumentach przewozowych organy celne stosują standardową stawkę cła obowiązującą przy imporcie kosmetyków spoza UE, niezależnie od tego, gdzie produkt został faktycznie wyprodukowany. Potwierdzenie pochodzenia to kwestia formalna, którą zajmuje się Państwa spedytor, a nie samodzielny powód do odrzucenia dostawcy.

Kto ponosi odpowiedzialność, jeśli po wysłaniu zamówienia okaże się, że dokument jest fałszywy?

Odpowiedzialność regulacyjna za produkt niezgodny z wymogami spoczywa na podmiocie, który wprowadza go na rynek UE zgodnie z art. 6 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009, a nie na osobie, która sfałszowała pismo. Fałszywy certyfikat daje Panu/Pani podstawę do roszczenia umownego wobec dostawcy z tytułu wprowadzenia w błąd, ale to roszczenie toczy się według Pana/Pani harmonogramu i na Pana/Pani kosztach prawnych, podczas gdy organ celny lub organ nadzoru rynku działa niezależnie. Przechowywanie faktury oraz korespondencji e-mail z dostawcą sprawia, że spór staje się udokumentowany, a nie przeradza się w kłótnię.

Źródła

• EUR-Lex, Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 w sprawie produktów kosmetycznych, 2009 r.
• EUR-Lex, Rozporządzenie (UE) nr 952/2013, Unijny kodeks celny, 2013 r.
• Komisja Europejska, Portal zgłaszania produktów kosmetycznych, 2026 r.
• EUR-Lex, Umowa o wolnym handlu między UE a Koreą, Dz.U. L 127, 2011

Artykuły oraz oświadczenie Komisji dotyczące dostępu do portalu CPNP zostały przeczytane na stronie EUR-Lex oraz na stronach Komisji poświęconych kosmetykom w dniu 1 września 2026 r. Informacje ogólne, nie porada prawna.