Quels documents demander à un fournisseur avant d'approvisionner votre stock ?

Vous demandez à un nouveau fournisseur coréen de vous fournir des documents, et un dossier PDF arrive avant l'heure du déjeuner : un extrait du registre du commerce, un certificat ISO pour l'usine, un certificat d'authenticité portant un sceau doré. Rien de tout cela ne vous indique si les produits figurant sur le devis peuvent légalement être mis en vente en Europe.

Le certificat est le document le plus faible du dossier. Aucune autorité ne le délivre, aucun registre ne l'enregistre, aucun article de la législation européenne sur les cosmétiques ne lui confère de valeur, et toute personne disposant d'une imprimante peut en produire un en cinq minutes. Les acheteurs le demandent la plupart des semaines, puis négligent les deux documents qui les auraient protégés.

La version courte

• L'article 19, paragraphe 1, point a), du règlement (CE) nº 1223/2009 exige que le nom et l'adresse de la personne responsable figurent sur l'emballage des produits cosmétiques eux-mêmes, et pas uniquement sur un certificat.
• L'article 70 du code des douanes de l'Union définit la valeur en douane comme le prix effectivement payé ou à payer ; par conséquent, une facture indiquant un montant différent constitue une infraction douanière.
• L'article 7 du règlement (CE) n° 1223/2009 et l'article 51 du code des douanes de l'Union exigent tous deux que les registres des lots et des fournisseurs soient conservés pendant trois ans après l'arrivée des marchandises.

Les six demandes, et à quoi ressemble une réponse directe

Envoyez les six à la fois, par commande, avant que l'argent ne soit transféré. Un fournisseur qui vend déjà en Europe en a cinq à portée de main.

1. Preuve de notification au CPNP. Demandez par écrit la dénomination sociale et l'adresse de la personne responsable dans l'UE, ainsi que la référence CPNP du produit, pour chaque UGS. Une bonne réponse désigne une entité et reprend l'adresse que vous lirez plus tard sur l'emballage. Une réponse évasive serait : « Tous nos produits sont enregistrés au CPNP », sans qu'aucun nom ne soit mentionné. Vous ne pouvez pas vérifier la référence vous-même : la Commission indique que le portail est accessible aux autorités compétentes, aux centres antipoison, aux personnes responsables et aux distributeurs, et à personne d'autre. Demandez quand même, car cela permet d'obtenir un nom que vous pouvez comparer avec celui figurant sur l'emballage, et cette correspondance constitue la limite de la vérification pour un acheteur.

2. Une photographie de la personne responsable figurant sur l'emballage. Le dos et la base d'une unité réelle du lot que vous recevriez. L'article 19, paragraphe 1, point a), du règlement (CE) n° 1223/2009 impose que le nom et l'adresse de la personne responsable figurent sur le récipient et sur l'emballage, ainsi que le pays d'origine pour les produits importés. Une bonne réponse arrive le jour même, est lisible et indique une adresse dans l'UE. Une réponse évasive consiste en une troisième photo de la face avant de l'emballage ou en une proposition d'« ajouter une étiquette plus tard », ce qui implique un stock national et votre problème d'étiquetage.

3. Confirmation de l'existence d'une évaluation de la sécurité. L'article 10 oblige la personne responsable à disposer d'un rapport sur la sécurité du produit cosmétique avant la mise sur le marché du produit, et l'article 11 à conserver le dossier d'information sur le produit à l'adresse indiquée sur l'étiquette. Vous ne demandez pas ce dossier, et un fournisseur qui refuse de le remettre est en droit de le faire. Demandez une confirmation écrite attestant que le rapport existe et que le dossier se trouve à cette adresse. Une réponse évasive remplace ces documents par un certificat BPF de l'usine ou un certificat de vente libre, aucun des deux ne faisant mention de l'évaluation UE.

4. Statut de distributeur agréé, ou lettre d'autorisation. Aucune règle de l'UE ne l'exige ; ce sont les marques et les marketplaces qui l'exigent. Une bonne réponse est une lettre mentionnant le nom de votre entreprise, datée, indiquant un territoire et le nom du contact de la marque qui l'a accordée. Une réponse évasive est : « Nous sommes un partenaire officiel » sans aucun document joint, ou une lettre mentionnant uniquement le nom du fournisseur et ne portant aucune date.

5. Lot et durée de conservation, par ligne, avant le paiement. L'article 19, paragraphe 1, point c), supprime la date de durabilité pour les produits dont la durée de conservation est supérieure à 30 mois et impose à la place le symbole de la durée d'utilisation après ouverture. Par conséquent, l'absence de date de péremption n'est pas en soi un signal d'alerte, et c'est sur la date de fabrication qu'il convient d'insister. Une bonne réponse indique le lot et la date par ligne, par écrit. Une réponse évasive est « stock frais », qui reste valable jusqu'à l'ouverture de la palette. La vérification de ces réponses par rapport aux emballages est abordée dans la section consacrée à la lecture des codes de lot et des dates de péremption coréens.

6. La traçabilité des factures. La facture doit porter le nom et l'adresse de votre société tels qu'ils figurent au registre du commerce, indiquer la marque et les quantités, et faire apparaître le prix que vous payez réellement. L'article 70 du code des douanes de l'Union définit la valeur en douane comme le prix effectivement payé ou à payer ; la facture, le virement et la déclaration doivent donc concorder. Une vente à l'exportation coréenne n'est pas soumise à la TVA coréenne ; par conséquent, une ligne de TVA de 10 % sur une telle vente représente une somme que personne ne rembourse. Une réponse évasive propose d'ajuster la valeur, ou des factures émanant d'une entité autre que celle à laquelle vous effectuez le paiement.

Les deux qui comptent vraiment

Les points 2 et 6. Tout le reste n'est qu'une déclaration d'intention : une référence de notification est une affirmation que vous ne pouvez pas vérifier, une lettre d'autorisation est une affirmation concernant une relation que vous ne pouvez pas constater. La photographie et la facture font elles-mêmes office de preuve, et ce sont ces éléments qu'un tiers viendra consulter ultérieurement.

L'article 6 fait de la vérification de cette étiquette votre responsabilité avant de mettre le produit à disposition, et si le nom et l'adresse de la personne responsable sont manquants, ces unités n'ont jamais été légalement mises sur le marché de l'UE. L'article 7 vous oblige ensuite à identifier, pour une autorité, qui a fourni un lot et à qui vous l'avez fourni, pendant trois ans après qu'il vous soit parvenu, et l'article 51 du code des douanes de l'Union impose également de conserver les documents douaniers sur votre bureau pendant trois ans.

Les marketplaces procèdent au même contrôle : ce qui permet de débloquer un compte suspendu, c'est une facture de la marque ou d'un distributeur agréé, établie au nom enregistré du titulaire du compte et couvrant la quantité vendue. Une facture établie pour un montant choisi pour satisfaire les douanes se révèle insuffisante plusieurs mois plus tard. Ces deux documents distinguent également les stocks destinés à l'UE des marchandises authentiques qui n'ont jamais été destinées à ce marché, ce qu'il convient de régler avant la commande plutôt qu'après.

Celui qui est falsifié

La lettre d'autorisation. Une page, un logo et un émetteur situé à huit fuseaux horaires de là, derrière une adresse que le fournisseur vous fournit. Nous voyons des lettres mentionnant une société qui a été dissoute il y a des années, des champs d'application discrètement étendus à « l'échelle mondiale », et la même lettre recyclée avec le nom d'un nouvel acheteur collé dessus. Le certificat d'authenticité n'a aucune valeur, mais il est inoffensif ; une lettre falsifiée est pire, car vous la croyez et vous vous approvisionnez sur cette base.

La vérification se fait par un seul e-mail. Écrivez à la marque à l'adresse publiée sur son propre site, et jamais au contact figurant sur la lettre, pour lui demander si le fournisseur est agréé pour votre marché. Les marques répondent à cette question ; elles ont toutes les raisons de le faire. Si le fournisseur s'oppose à ce que vous posiez la question, c'est aussi une réponse.

Rien de tout cela ne vous rend conforme. Cela vous indique à qui incombe la responsabilité de la conformité, et le fait que vous soyez l'importateur ou un distributeur détermine l'essentiel de votre base de coûts.

La demande, rédigée par écrit

Copiez ceci, renseignez les informations entre parenthèses, puis envoyez-le avant le bon de commande.

Objet : Demande de documentation avant le bon de commande [réf.]

Bonjour [nom],

Nous vous remercions pour le devis du [date]. Je demande à chaque fournisseur les mêmes six éléments avant d'émettre un bon de commande. Veuillez répondre dans cet e-mail plutôt que de joindre un dossier de certificats.

1. Pour chaque ligne : la dénomination sociale et l'adresse de la personne responsable dans l'UE, ainsi que la référence du produit dans le CPNP.

2. Pour [SKU], [SKU] et [SKU] : une photographie du dos et de la base d'une unité réelle du lot que vous expédieriez. Je lis le nom et l'adresse de la personne responsable, le pays d'origine et la langue figurant sur l'emballage. Les photos de la face avant de l'emballage et les images de presse ne conviennent pas.

3. Confirmation écrite qu'un rapport sur la sécurité des produits cosmétiques existe pour ces produits et que le dossier d'information sur le produit est conservé à l'adresse indiquée sur l'étiquette. Je ne vous demande pas d'envoyer le dossier.

4. Que vous soyez un distributeur agréé de [marque] en [pays]. Si vous disposez d'une lettre d'autorisation, veuillez la joindre en indiquant le nom et l'adresse e-mail du contact de la marque qui l'a émise, afin que je puisse la confirmer.

5. Par ligne : le numéro de lot et la date de fabrication du lot proposé. Lorsque l'emballage porte un symbole indiquant la durée de conservation après ouverture au lieu d'une date de péremption, c'est la date de fabrication dont j'ai besoin.

6. Confirmation que la facture sera établie au nom de [dénomination sociale, adresse, numéro de TVA], qu'elle indiquera la marque et les quantités, qu'elle mentionnera le prix que je paie réellement et qu'elle n'indiquera pas de TVA coréenne pour une vente à l'exportation.

Deux remarques pour gagner du temps. Un certificat d'authenticité ne contient aucun élément que je puisse vérifier, et un certificat BPF d'usine ou un certificat de vente libre ne répond pas à la question 3.

Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, dites-le. Je peux contourner plusieurs d'entre eux. Si je l'apprends plus tard, ce ne sera pas possible.

Cordialement, [nom]

Questions posées par les acheteurs

Que se passe-t-il si le fournisseur refuse d'envoyer une photo de l'emballage réel ?

Un deuxième rendu de la face avant de l'emballage au lieu d'une photo du dos et de la base est une manœuvre dilatoire, et non une preuve de quoi que ce soit. Reportez la date du bon de commande jusqu'à ce que la photo arrive, car une étiquette apposée après le dédouanement des marchandises est votre problème, et non celui du fournisseur. Si la même demande reste sans réponse pendant plus de quelques jours, considérez ce silence comme une réponse : l'emballage ne porte pas encore d'adresse dans l'UE.

Ai-je besoin d'un certificat d'origine pour importer de Corée ?

Uniquement si vous ou le fournisseur souhaitez bénéficier du taux de droit réduit ou nul prévu par l'accord de libre-échange UE-Corée, en vigueur depuis 2011. En l'absence de preuve d'origine préférentielle sur les documents d'expédition, les douanes appliquent le taux de droit standard payé pour toute importation de produits cosmétiques en provenance de pays hors UE, quel que soit le lieu de fabrication réel du produit. La preuve d'origine est une question de formalités administratives pour votre transitaire, et non une raison suffisante en soi pour rejeter un fournisseur.

Qui est responsable si un document s'avère être faux après l'expédition de la commande ?

La responsabilité réglementaire pour un produit non conforme incombe à la personne qui le met sur le marché de l'UE en vertu de l'article 6 du règlement (CE) n° 1223/2009, et non à celle qui a falsifié le document. Un certificat faux vous donne bien un droit d'action contractuel contre le fournisseur pour déclaration inexacte, mais cette action se déroule selon votre calendrier et à vos frais de justice, tandis qu'une autorité douanière ou de surveillance du marché agit de son propre chef. Conserver la facture et la correspondance par e-mail avec le fournisseur permet de transformer un litige en un litige documenté plutôt qu'en une querelle.

Sources

• EUR-Lex, Règlement (CE) nº 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques, 2009
• EUR-Lex, Règlement (UE) nº 952/2013, Code des douanes de l'Union, 2013
• Commission européenne, Portail de notification des produits cosmétiques, 2026
• EUR-Lex, Accord de libre-échange UE-Corée, JO L 127, 2011

Les articles et la déclaration d'accès au CPNP de la Commission ont été consultés sur EUR-Lex et sur les pages de la Commission consacrées aux produits cosmétiques le 1er septembre 2026. Informations générales, ne constituant pas un avis juridique.