Kto jest osobą odpowiedzialną? Przepisy UE dotyczące kosmetyków dla sprzedawców detalicznych

Na Pana/Pani ekranie jest otwarta faktura proforma od koreańskiej marki. Cena jednostkowa wynosi mniej więcej połowę ceny, którą płaci Pan/Pani europejskiemu hurtownikowi, a kierownik sprzedaży napisał, że produkty są w pełni zgodne z przepisami UE. Od pierwszego bezpośredniego importu dzieli Pana/Panią tylko jeden przelew bankowy.

Przed wysłaniem zapytaj tego menedżera o jedną rzecz: jaka firma zostanie wydrukowana na opakowaniu jako osoba odpowiedzialna za te produkty. Odpowiedzią jest zazwyczaj milczenie, certyfikat dla przesyłki innej osoby lub pogodne „może Pan/Pani użyć własnego adresu”. Ostatnia odpowiedź jest prawidłowa i jest ona kosztowna, ponieważ art. 4 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 czyni każdego importera osobą odpowiedzialną za konkretne produkty, które wprowadza na rynek UE. Podpis nie jest wymagany. Towary przechodzą odprawę celną na podstawie Pana/Pani deklaracji, a rola ta przypada Panu/Pani.

Rola przypisana jest do konkretnego importera, a nie do marki. Jeśli niemiecka firma już importuje i zgłasza to samo serum, obejmuje to jej jednostki i nie ma to żadnego wpływu na Państwa jednostki.

Wersja skrócona

• Zgodnie z art. 4 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 importer jest osobą odpowiedzialną za każdą jednostkę, którą wprowadza do UE, bez konieczności składania podpisu lub zawierania umowy.
• Artykuł 11 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 wymaga, aby dokumentacja produktu była przechowywana przez 10 lat od wprowadzenia do obrotu ostatniej partii, pod adresem podanym na etykiecie.
• Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2023/1545 produkty, w których nie wymieniono nowych alergenów zapachowych, mogły być wprowadzane na rynek UE do 31 lipca 2026 r., a zapasy już znajdujące się na rynku mogą być sprzedawane do 31 lipca 2028 r.

Do czego faktycznie zobowiązuje Pana/Panią ta rola

Artykuł 5 ust. 1 wskazuje na szesnaście innych artykułów. Cztery z nich wiążą się z kosztami, zanim zostanie sprzedana choćby jedna butelka.

Artykuł 10 wymaga sporządzenia raportu bezpieczeństwa produktu kosmetycznego przed wprowadzeniem produktu do obrotu, a art. 10 ust. 2 wymaga, aby ocena została podpisana przez osobę posiadającą wykształcenie wyższe w dziedzinie farmacji, toksykologii, medycyny lub równoważnej. Kupuje Pan/Pani ten podpis dla każdego produktu.

Artykuł 11 wymaga, aby dokumentacja produktu zawierająca raport bezpieczeństwa, metodę produkcji wraz z oświadczeniem o dobrej praktyce produkcyjnej, dowody potwierdzające deklarowane efekty oraz dane z badań na zwierzętach była przechowywana przez dziesięć lat od wprowadzenia ostatniej partii do obrotu i była łatwo dostępna pod adresem podanym na etykiecie. Dziesięć lat to okres dłuższy niż czas trwania większości relacji z dostawcami, dlatego dokumentacja, o którą prosi Pan/Pani koreańskiego dostawcę, ma znaczenie już na etapie składania zamówienia, a nie dopiero na etapie audytu.

Artykuł 13 ust. 1 wymaga przesłania Komisji drogą elektroniczną powiadomienia dotyczącego każdego produktu przed wprowadzeniem go do sprzedaży, w tym informacji o kraju pochodzenia w przypadku produktów importowanych oraz o składzie ramowym dla ośrodków zatruć. Sam portal jest bezpłatny, zgodnie z informacjami na stronie Komisji poświęconej CPNP. Przygotowanie dokumentów wymaganych w formularzu już nie jest bezpłatne.

Artykuł 19 ust. 1 lit. a) nakłada obowiązek umieszczenia nazwy i adresu Państwa firmy na każdym pojemniku i kartonie w sposób nieusuwalny, z podaniem kraju pochodzenia w przypadku produktów importowanych. Opakowania z Korei docierają do Państwa, nie spełniając żadnego z tych wymogów w języku Państwa rynku, dlatego ponowne etykietowanie jest warunkiem legalnej sprzedaży, a nie jedynie elementem wykończeniowym.

A potem część, która nigdy się nie kończy. Artykuł 5 ust. 2 zobowiązuje Państwa do natychmiastowego podjęcia działań naprawczych i samodzielnego poinformowania władz, gdy tylko pojawią się powody, by sądzić, że produkt wprowadzony przez Państwa do obrotu jest niezgodny. Artykuł 23 zobowiązuje Państwa do niezwłocznego zgłaszania poważnych działań niepożądanych. Artykuł 24 umożliwia organowi żądanie wykazu wszystkich produktów, za które ponoszą Państwo odpowiedzialność, a które zawierają substancję budzącą podejrzenia, wraz z podaniem stężeń. To stała funkcja w małej firmie detalicznej i to właśnie ten wiersz brakuje w arkuszu kalkulacyjnym, w którym zamówienie bezpośrednie wydawało się tańsze niż rzeczywiste koszty importu z Korei.

Nasze stanowisko, oparte na obserwacji przebiegu realizacji pierwszego zamówienia

Dla sprzedawcy detalicznego o rocznych obrotach wynoszących około kilkuset tysięcy euro i szerokim asortymencie zakup w obrębie UE jest właściwą decyzją, a powodem jest właśnie ta funkcja, a nie cena jednostkowa. Koszty związane z zapewnieniem zgodności rosną wraz z liczbą produktów, a nie z wielkością sprzedaży każdego z nich. Sklep, który chce mieć dwieście pozycji asortymentowych i sprzedaje większość z nich w niewielkich ilościach, znajduje się w najgorszej możliwej sytuacji pod względem ekonomiki zgodności na produkt, a sytuacja ta nie poprawia się nawet przy korzystniejszej stawce za fracht.

Kupuj u hurtownika, który już wprowadził towary na rynek UE, a Pana/Pani obowiązki ograniczą się do sprawdzenia listy kontrolnej. Artykuł 6 ust. 2 wymaga od Państwa, przed udostępnieniem produktu, sprawdzenia, czy na opakowaniu znajdują się: nazwa i adres osoby odpowiedzialnej, kraj pochodzenia, numer partii i wykaz składników, czy spełnione są wymogi językowe obowiązujące w kraju, w którym sprzedają Państwo produkt, oraz czy nie upłynął termin przydatności do spożycia. Artykuł 6 ust. 3 uniemożliwia Państwu sprzedaż zapasów, o których wiadomo, że są niezgodne. Artykuł 7 wymaga od Państwa podania, na żądanie organu, nazwy dostawcy partii oraz nazw firm, którym ją Państwo dostarczyli, przez okres trzech lat od momentu, gdy partia została Państwu udostępniona. Proszę przechowywać faktury od dostawców z numerami partii, a nie tylko dokumentację księgową.

Te kontrole etykiet należy przeprowadzić przed złożeniem zamówienia, dlatego też sprawdzenie zgłoszenia CPNP przed zakupem jest warte poświęconych dwudziestu minut. Oświadczenie hurtownika, że asortyment jest zgłoszony, to nie to samo, co opakowanie z czytelnym adresem.

Naklejka, która czyni Cię zgłaszającym

Artykuł 4 ust. 6 stanowi, że tłumaczenie informacji dotyczących produktu już wprowadzonego do obrotu nie stanowi modyfikacji, więc samo tłumaczenie nie czyni z Państwa osoby odpowiedzialnej. Artykuł 13 ust. 3 wymaga następnie, aby dystrybutor, który z własnej inicjatywy tłumaczy jakikolwiek element oznakowania w celu udostępnienia produktu w drugim państwie członkowskim, zgłosił Komisji swoje dane oraz dane osoby odpowiedzialnej.

Odsprzedawaj zakupione w UE jednostki w niezmienionym stanie i nie musisz niczego zgłaszać. Wydrukuj własną niemiecką lub włoską naklejkę dla tego samego towaru, a przyjmiesz na siebie obowiązek zgłoszenia, podczas gdy ktoś inny będzie przechowywał dokumentację i ponosił odpowiedzialność.

Data dotycząca alergenów, która rozgranicza te dwie role

Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/1545 rozszerzyło zakres alergenów zapachowych, które zgodnie z art. 19 ust. 1 lit. g) muszą być wymienione indywidualnie w wykazie składników, powyżej 0,001% w produktach niespłukiwanych i 0,01% w produktach spłukiwanych. Przypisy w załączniku do rozporządzenia przewidują dwa różne terminy dla produktów niespełniających wymogów: mogą one być wprowadzane do obrotu w Unii do 31 lipca 2026 r. i mogą być udostępniane na rynku Unii do 31 lipca 2028 r.

To, który termin dotyczy Państwa, zależy wyłącznie od Państwa roli. Jako importer wprowadza Pan/Pani towary do obrotu, więc pierwszy termin dotyczy Pana/Pani i minął w lipcu 2026 roku. Jako dystrybutor sprzedający zapasy, które ktoś inny wprowadził na rynek przed tą datą, ma Pan/Pani czas do 31 lipca 2028 r. Ten sam produkt, to samo rozporządzenie, dwa terminy.

Czy jest Pan/Pani osobą odpowiedzialną? Sprawdzenie w jedną minutę

Przejrzyj listę i zatrzymaj się przy pierwszym wierszu, który jest prawdziwy dla jednostek na jednej konkretnej fakturze.

1. Zgodnie z Państwa zgłoszeniem importowym towary przekroczyły granicę UE. Zgodnie z art. 4 ust. 5 jest Pan/Pani osobą odpowiedzialną. Nic, co jest napisane na fakturze lub certyfikacie dostawcy, tego nie zmienia.
2. Dokonał(-a) Pan/Pani zakupu na terenie UE, ale na opakowaniu nie ma nazwy, adresu ani kraju pochodzenia osoby odpowiedzialnej w UE. Te jednostki nigdy nie zostały zgodnie z prawem wprowadzone do obrotu, a art. 6 ust. 2 uniemożliwia Państwu ich sprzedaż. Proszę je odesłać.
3. Adres na opakowaniu to adres Państwa firmy lub firmy zajmującej się zgodnością z przepisami, której płacą Państwo na podstawie pisemnego upoważnienia zaakceptowanego na piśmie. Ponoszą Państwo odpowiedzialność, niezależnie od tego, jak wyglądała droga dostawy.
4. Sprzedaje Pan/Pani produkt pod własną marką lub dokonuje Pan/Pani jego przepakowania lub modyfikacji. Zgodnie z art. 4 ust. 6 to Pan/Pani jest osobą odpowiedzialną.
5. Samodzielnie tłumaczy Pan/Pani dowolną część etykiety, aby sprzedawać produkt w innym państwie członkowskim. Pozostaje Pan/Pani dystrybutorem, ale zgodnie z art. 13 ust. 3 musi Pan/Pani powiadomić Komisję.
6. Żadne z powyższych. Jesteś dystrybutorem: przed sprzedażą sprawdź opakowanie zgodnie z art. 6 ust. 2 i przechowuj dokumentację dostawcy i klienta przez trzy lata zgodnie z art. 7.

Jeśli wiersz 1 nie jest uregulowany w jednym zdaniu, przed złożeniem zamówienia zakupu należy wysłać do dostawcy następujące pytanie: „Który podmiot prawny jest osobą odpowiedzialną w UE za jednostki wymienione na tej fakturze i jaka nazwa oraz adres widnieją na etykiecie?” Dostawca, który nie jest w stanie udzielić pisemnej odpowiedzi, sprzedaje Państwu wraz z towarem również obowiązek zapewnienia zgodności z przepisami.

Pytania, które zadają kupujący

Czy koreańska marka może być osobą odpowiedzialną na terytorium UE?

Nie z Korei. Artykuł 4 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 zezwala na pełnienie tej funkcji wyłącznie osobie prawnej lub fizycznej mającej siedzibę w UE, więc marka, która twierdzi, że ma osobę odpowiedzialną w UE, zawarła umowę z firmą mającą siedzibę w państwie członkowskim, która pełni tę funkcję. Poproś o nazwę tej firmy i porównaj ją z nazwą oraz adresem podanymi na opakowaniu. Jeśli samodzielnie importujesz produkty, zgodnie z art. 4 ust. 5 nadal jesteś osobą odpowiedzialną, chyba że podpiszesz pisemne upoważnienie z firmą mającą siedzibę w UE, a firma ta wyrazi na to zgodę na piśmie.

Czy osoba odpowiedzialna musi znajdować się w kraju, w którym prowadzę sprzedaż?

Nie. Artykuł 4 wymaga jedynie, aby Osoba Odpowiedzialna miała siedzibę w którymś z państw UE, więc firma z Holandii może pełnić tę rolę w odniesieniu do towarów, które sprzedaje Pan/Pani w Austrii. Tym, co różni się w zależności od kraju, jest język etykiety: zgodnie z art. 19 ust. 5 język, w jakim podane są informacje o zawartości nominalnej, dacie trwałości, środkach ostrożności i funkcji produktu, podlega prawu państwa członkowskiego, w którym produkt dociera do użytkownika końcowego. Adres na opakowaniu może być zagraniczny; tekst tych czterech elementów musi być w języku akceptowanym przez przepisy krajowe.

Ile kosztuje usługa osoby odpowiedzialnej za produkt?

Żaden organ regulacyjny nie publikuje taryfy, a dostawcy podają wycenę za produkt, ponieważ art. 10 wymaga podpisanej oceny bezpieczeństwa dla każdego produktu, a art. 13: zgłoszenia dla każdego produktu. Proszę poprosić o wycenę według numeru referencyjnego, z rozbiciem na ocenę bezpieczeństwa, dokumentację produktu oraz bieżącą opłatę dla osoby odpowiedzialnej. Proszę również zapytać, co stanie się z dokumentacją, jeśli zaprzestanie Pan/Pani płacenia, ponieważ zgodnie z art. 11 musi ona być przechowywana przez dziesięć lat od ostatniej partii.

Źródła

• EUR-Lex, rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 w sprawie produktów kosmetycznych, 2009
• EUR-Lex, Rozporządzenie Komisji (UE) 2023/1545 w sprawie oznakowania alergenów zapachowych, 2023
• Komisja Europejska, Portal zgłoszeń produktów kosmetycznych, 2026
• Komisja Europejska, sektor kosmetyczny i właściwe organy krajowe, 2026

Artykuły, daty i powyższe oświadczenie Komisji dotyczące CPNP zostały odczytane w EUR-Lex i na stronach Komisji poświęconych kosmetykom w dniu 1 września 2026 r. Są to ogólne informacje na temat tego, w jaki sposób rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 przydziela role, a nie porady prawne; konkretny produkt lub łańcuch dostaw należy sprawdzić u wykwalifikowanego doradcy lub we właściwym organie krajowym.