Quali documenti chiedere a un fornitore prima di acquistare

Chiede a un nuovo fornitore coreano la documentazione e, prima di pranzo, Le arriva un pacchetto PDF: un certificato di iscrizione al registro delle imprese, un certificato ISO per lo stabilimento e un certificato di autenticità con un sigillo dorato. Niente di tutto ciò ti dice se le merci presenti nel preventivo possono essere legalmente esposte sugli scaffali in Europa.

Il certificato è il documento più debole del fascicolo. Nessuna autorità lo rilascia, nessun registro lo registra, nessuna norma della legislazione UE sui cosmetici gli conferisce validità e chiunque abbia una stampante ne crea uno in cinque minuti. Gli acquirenti lo richiedono quasi ogni settimana, per poi ignorare i due documenti che li avrebbero protetti.

La versione breve

• L'articolo 19, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (CE) n. 1223/2009 prevede che il nome e l'indirizzo della persona responsabile figurino sulla confezione stessa dei prodotti cosmetici e non solo su un certificato.
• L'articolo 70 del Codice doganale dell'Unione definisce il valore in dogana come il prezzo effettivamente pagato o pagabile, pertanto una fattura che riporti un importo diverso costituisce una violazione doganale.
• L'articolo 7 del regolamento (CE) n. 1223/2009 e l'articolo 51 del codice doganale dell'Unione impongono entrambi la conservazione dei registri dei lotti e dei fornitori per tre anni dopo l'arrivo delle merci.

Le sei richieste e come deve essere una risposta diretta

Inviare tutte e sei contemporaneamente, per ogni ordine, prima che il denaro venga trasferito. Un fornitore che vende già in Europa ne ha cinque a portata di mano.

1. Prova della notifica CPNP. Richiedi per iscritto il nome legale e l'indirizzo della persona responsabile per l'UE e il riferimento del prodotto CPNP, per ogni SKU. Una risposta corretta indica un unico soggetto e riporta l'indirizzo che in seguito troverà sulla confezione. Una risposta evasiva è "tutti i nostri prodotti sono registrati nel CPNP" senza indicare alcun nome. Non è possibile verificare il riferimento autonomamente: la Commissione afferma che il portale è aperto alle autorità competenti, ai centri antiveleni, alle persone responsabili e ai distributori e a nessun altro. Chieda comunque, perché in questo modo otterrà un nome che potrà confrontare con quello riportato sulla confezione, e tale corrispondenza è il massimo che un acquirente possa fare per verificare.

2. Una fotografia della persona responsabile sulla confezione. Il retro e la base di un'unità reale del lotto che riceverebbe. L'articolo 19, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (CE) n. 1223/2009 richiede che il nome e l'indirizzo della persona responsabile figurino sul contenitore e sull'imballaggio, con l'indicazione del paese di origine per le importazioni. Una buona risposta arriva lo stesso giorno, è leggibile e riporta un indirizzo UE. Una risposta evasiva è una terza foto della parte anteriore della confezione o l'offerta di "aggiungere un adesivo in seguito", il che significa che si tratta di scorte nazionali e che il problema dell'etichetta è Suo.

3. Conferma dell'esistenza di una valutazione della sicurezza. L'articolo 10 obbliga la persona responsabile a disporre di una relazione sulla sicurezza del prodotto cosmetico prima che il prodotto sia immesso sul mercato e l'articolo 11 a conservare il fascicolo informativo sul prodotto all'indirizzo stampato sull'etichetta. Lei non sta chiedendo quel fascicolo, e un fornitore che si rifiuta di consegnarlo ha il diritto di farlo. Chieda una conferma scritta che il rapporto esista e che il fascicolo si trovi a quell'indirizzo. Una risposta evasiva sostituisce un certificato GMP di fabbrica o un certificato di libera vendita, nessuno dei quali dice nulla sulla valutazione UE.

4. Stato di distributore autorizzato o lettera di autorizzazione. Nessuna norma dell'UE lo richiede; sono i marchi e i marketplace a richiederlo. Una buona risposta è una lettera che indica il nome della Sua azienda, datata, con un territorio e il contatto del marchio che l'ha concessa. Una risposta evasiva è "siamo un partner ufficiale" senza allegati, oppure una lettera che indica solo il fornitore e non riporta alcuna data.

5. Lotto e durata di conservazione, per linea, prima del pagamento. L'articolo 19, paragrafo 1, lettera c), elimina la data di scadenza per i prodotti che durano più di 30 mesi e richiede invece il simbolo del periodo dopo l'apertura, quindi la mancanza di una data di scadenza non è di per sé un segnale di allarme e la data di produzione è il dato su cui bisogna insistere. Una buona risposta indica per iscritto il lotto e la data per ogni linea. Una risposta evasiva è "merce fresca", che sopravvive fino all'apertura del pallet.

6. La tracciabilità della fattura. La fattura deve riportare la ragione sociale e l'indirizzo della Sua società iscritti nel registro delle imprese, indicare il marchio e le quantità e mostrare il prezzo effettivamente pagato. L'articolo 70 del Codice doganale dell'Unione stabilisce che il valore in dogana corrisponde al prezzo effettivamente pagato o da pagare, quindi fattura, trasferimento e dichiarazione devono essere coerenti. Una vendita coreana all'esportazione non prevede l'IVA coreana, quindi una voce IVA del 10% su una fattura è denaro che nessuno rimborsa. Una risposta evasiva propone di adeguare il valore, oppure fatture emesse da un soggetto diverso da quello a cui si paga.

I due che hanno peso

Punti due e sei. Tutto il resto è una dichiarazione di intenti: un riferimento a una notifica è un'affermazione che non può essere verificata, una lettera di autorizzazione è un'affermazione su una relazione che non può essere vista. La fotografia e la fattura sono prove di per sé e sono ciò a cui una terza parte farà riferimento in seguito.

L'articolo 6 impone di verificare tale etichetta prima di rendere disponibile il prodotto e, se mancano il nome e l'indirizzo della persona responsabile, tali unità non sono mai state legalmente immesse sul mercato dell'UE. L'articolo 7 Le impone quindi di identificare, per un'autorità, chi ha fornito un lotto e a chi Lei lo ha fornito, per tre anni dopo che Le è pervenuto, e l'articolo 51 del Codice doganale dell'Unione Le impone di conservare i documenti doganali sulla Sua scrivania per tre anni.

I marketplace eseguono lo stesso test: ciò che sblocca un account sospeso è una fattura del marchio o di un distributore autorizzato, intestata al titolare dell'account, che copre la quantità venduta. Una fattura emessa per un valore scelto per soddisfare la dogana non è valida mesi dopo. Entrambi i documenti distinguono inoltre le scorte destinate all'UE dalle merci originali ma mai concepite per questo mercato, aspetto che conviene chiarire prima dell'ordine piuttosto che dopo.

Quello che viene falsificato

La lettera di autorizzazione. Una pagina, un logo e un emittente a otto fusi orari di distanza dietro un indirizzo che il fornitore ti consegna. Vediamo lettere che citano una società sciolta anni fa, ambiti di applicazione silenziosamente ampliati a "mondiale" e la stessa lettera riciclata con il nome di un nuovo acquirente incollato. Il certificato di autenticità è inutile ma innocuo; una lettera falsificata è peggio, perché ci credi e fai scorte in base a essa.

Il controllo si fa con una sola e-mail. Scriva al marchio all'indirizzo pubblicato sul suo sito, mai al contatto stampato sulla lettera, e chieda se il fornitore è autorizzato per il Suo mercato. I marchi rispondono a questa domanda; hanno tutte le ragioni per farlo. Se il fornitore si oppone alla Sua richiesta, anche questa è una risposta.

Niente di tutto ciò La rende conforme. Questo Le indica di chi è il problema della conformità e se Lei è l'importatore o un distributore determina la maggior parte della Sua base di costi.

La richiesta, redatta per iscritto

La preghiamo di copiare questo testo, di compilare i campi tra parentesi e di inviarlo prima dell'ordine di acquisto.

Oggetto: Richiesta di documentazione prima dell'ordine di acquisto [rif]

Gentile [nome],

La ringraziamo per il preventivo del [data]. Prima di emettere un ordine di acquisto, chiedo a ogni fornitore gli stessi sei documenti. La prego di rispondere a questa e-mail anziché allegare un pacchetto di certificati.

1. Per ogni riga: la ragione sociale e l'indirizzo della persona responsabile nell'UE e il riferimento del prodotto CPNP.

2. Per [SKU], [SKU] e [SKU]: una fotografia del retro e della base di un'unità reale del lotto che spedirebbe. Sulla confezione leggo il nome e l'indirizzo della persona responsabile, il paese di origine e la lingua. Le foto della parte anteriore della confezione e le immagini per la stampa non sono accettate.

3. Conferma scritta dell'esistenza di un rapporto sulla sicurezza dei prodotti cosmetici per questi prodotti e che il fascicolo informativo sul prodotto è conservato all'indirizzo indicato sull'etichetta. Non Le sto chiedendo di inviare il fascicolo.

4. Se Lei è un distributore autorizzato per [brand] in [country]. Se è in possesso di una lettera di autorizzazione, la prego di allegarla indicando il nome e l'indirizzo e-mail del referente del marchio che l'ha rilasciata, in modo che io possa confermarla.

5. Per riga: il numero di lotto e la data di produzione del lotto in offerta. Se la confezione riporta il simbolo del periodo di utilizzo dopo l'apertura invece della data di scadenza, ho bisogno della data di produzione.

6. Conferma che la fattura sarà emessa a nome di [ragione sociale, indirizzo, partita IVA], che indicherà il marchio e le quantità, che specificherà il prezzo che effettivamente pago e che non riporti l'IVA coreana su una vendita per l'esportazione.

Due note per risparmiare tempo. Un certificato di autenticità non contiene alcun elemento che io possa verificare, e un certificato GMP di fabbrica o un certificato di libera vendita non forniscono una risposta alla domanda 3.

Se la risposta a una di queste domande è negativa, lo dica. Per molte di queste posso trovare una soluzione alternativa. Scoprirlo in seguito, non posso.

Cordiali saluti, [nome]

Domande poste dagli acquirenti

Cosa succede se il fornitore non invia una foto della confezione reale?

Un secondo rendering della parte anteriore della confezione invece di una foto del retro e della base è un diversivo, non una prova di nulla. Posticipi la data dell'ordine di acquisto fino a quando non riceve la foto, perché un'etichetta apposta dopo lo sdoganamento della merce è un problema Suo, non del fornitore. Se la stessa richiesta rimane senza risposta per più di qualche giorno, interpreti tale silenzio come una risposta: la confezione non riporta ancora un indirizzo nell'UE.

Ho bisogno di un certificato di origine per importare dalla Corea?

Solo se Lei o il fornitore desiderate beneficiare dell'aliquota ridotta o nulla prevista dall'Accordo di libero scambio UE-Corea, in vigore dal 2011. In assenza di una prova dell'origine preferenziale sui documenti di spedizione, la dogana applica l'aliquota del dazio standard prevista per qualsiasi importazione di cosmetici non UE, indipendentemente dal luogo di effettiva fabbricazione del prodotto. La prova dell'origine è una questione di documentazione per il Suo spedizioniere, non un motivo di per sé per rifiutare un fornitore.

Chi è responsabile se un documento risulta falso dopo la spedizione dell'ordine?

La responsabilità normativa per un prodotto non conforme spetta a chi lo immette sul mercato dell'UE ai sensi dell'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1223/2009, non a chi ha falsificato il documento. Un certificato falso Le dà diritto a un'azione contrattuale contro il fornitore per falsa dichiarazione, ma tale azione avviene secondo le Sue tempistiche e a Suo carico per quanto riguarda le spese legali, mentre un'autorità doganale o di vigilanza del mercato agisce in autonomia. Conservare la fattura e la corrispondenza via e-mail con il fornitore è ciò che trasforma una controversia in una disputa documentata invece che in un semplice scambio di accuse.

Fonti

• EUR-Lex, Regolamento (CE) n. 1223/2009 sui prodotti cosmetici, 2009
• EUR-Lex, Regolamento (UE) n. 952/2013, Codice doganale dell'Unione, 2013
• Commissione europea, Portale di notifica dei prodotti cosmetici, 2026
• EUR-Lex, Accordo di libero scambio UE-Corea, GU L 127, 2011

Gli articoli e la dichiarazione di accesso al CPNP della Commissione sono stati letti su EUR-Lex e sulle pagine della Commissione dedicate ai cosmetici il 1° settembre 2026. Informazioni generali, non consulenza legale.