Quali documenti chiedere a un fornitore prima di acquistare

Chiede a un nuovo fornitore coreano la documentazione e, prima di pranzo, Le arriva un pacchetto PDF contenente: un certificato di iscrizione al registro delle imprese, un certificato ISO per lo stabilimento e un certificato di autenticità con sigillo dorato. Nulla di tutto ciò Le dice se le merci indicate nel preventivo possono essere legalmente esposte sugli scaffali in Europa.

Il certificato è il documento più debole del fascicolo. Nessuna autorità lo rilascia, nessun registro lo annota, nessuna disposizione della normativa UE sui cosmetici gli conferisce validità e chiunque disponga di una stampante può produrne uno in cinque minuti. Gli acquirenti lo richiedono quasi ogni settimana, ma poi ignorano i due documenti che avrebbero potuto tutelarli.

La versione breve

• L'articolo 19, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (CE) n. 1223/2009 prevede che il nome e l'indirizzo della persona responsabile figurino sulla confezione stessa dei prodotti cosmetici, e non soltanto su un certificato.
• L'articolo 70 del Codice doganale dell'Unione definisce il valore in dogana come il prezzo effettivamente pagato o da pagare, pertanto una fattura che riporta un importo diverso costituisce una violazione doganale.
• L'articolo 7 del regolamento (CE) n. 1223/2009 e l'articolo 51 del codice doganale dell'Unione prevedono entrambi l'obbligo di conservare i registri dei lotti e dei fornitori per tre anni dall'arrivo delle merci.

Le sei richieste e come si presenta una risposta diretta

Invii tutte e sei le richieste contemporaneamente, per ogni ordine, prima che il denaro venga trasferito. Un fornitore che vende già in Europa ne ha cinque a portata di mano.

1. Prova della notifica CPNP. Richieda per iscritto la denominazione legale e l'indirizzo della persona responsabile nell'UE e il riferimento CPNP del prodotto, per ogni SKU. Una buona risposta indica un unico soggetto e riporta l'indirizzo che in seguito troverà sulla confezione. Una risposta evasiva è "Tutti i nostri prodotti sono registrati nel CPNP" senza che venga indicato alcun nome di riferimento. Non può verificare il riferimento in autonomia: la Commissione afferma che il portale è accessibile esclusivamente alle autorità competenti, ai centri antiveleni, alle persone responsabili e ai distributori, e a nessun altro. Chieda comunque, perché così facendo otterrà un nome che potrà confrontare con quello riportato sulla confezione, e tale corrispondenza rappresenta il massimo livello di verifica a disposizione di un acquirente.

2. Una fotografia della persona responsabile riportata sulla confezione. Il retro e la base di una confezione effettiva del lotto che riceverebbe. L'articolo 19, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (CE) n. 1223/2009 prescrive che il nome e l'indirizzo della persona responsabile siano riportati sul contenitore e sull'imballaggio, con l'indicazione del paese di origine per i prodotti importati. Una risposta soddisfacente arriva lo stesso giorno, è leggibile e riporta un indirizzo nell'UE. Una risposta evasiva è una terza foto della parte anteriore della confezione, oppure la proposta di "aggiungere un'etichetta adesiva in un secondo momento", il che indica che si tratta di scorte nazionali e che il problema dell'etichettatura ricade su di Lei.

3. Conferma dell'esistenza di una valutazione della sicurezza. L'articolo 10 obbliga la persona responsabile a disporre di una relazione sulla sicurezza del prodotto cosmetico prima dell'immissione del prodotto sul mercato, mentre l'articolo 11 prevede che la persona responsabile conservi la documentazione informativa sul prodotto all'indirizzo indicato sull'etichetta. Lei non sta chiedendo quel fascicolo, e un fornitore che si rifiuta di consegnarlo ha ragione a farlo. Chieda una conferma scritta dell'esistenza della relazione e del fatto che il fascicolo si trova presso l'indirizzo indicato. Una risposta evasiva sostituisce un certificato GMP di stabilimento o un certificato di libera vendita, nessuno dei quali fa riferimento alla valutazione UE.

4. Stato di distributore autorizzato o lettera di autorizzazione. Nessuna norma dell'UE lo richiede; sono invece i marchi e i marketplace a richiederlo. Una buona risposta è una lettera che menziona la Sua azienda, recante data, indicante un territorio e il referente del marchio che l'ha concessa. Una risposta evasiva è "siamo un partner ufficiale" senza alcun allegato, oppure una lettera che menziona solo il fornitore e non riporta alcuna data.

5. Lotto e durata di conservazione, per ogni articolo, prima del pagamento. L'articolo 19, paragrafo 1, lettera c), elimina la data di durata per i prodotti con una durata superiore a 30 mesi e richiede invece il simbolo del periodo di validità dopo l'apertura, per cui l'assenza della data di scadenza non costituisce di per sé un segnale di allarme e la data di produzione è l'informazione su cui insistere. Una risposta soddisfacente indica per iscritto il lotto e la data per ogni riga. Una risposta evasiva è "merce fresca", che rimane tale fino all'apertura del pallet. La verifica di tali risposte rispetto alle confezioni è trattata nella sezione dedicata a come leggere i codici di lotto e le date di scadenza coreani.

6. La tracciabilità delle fatture. La fattura deve riportare la denominazione e l'indirizzo della Sua società iscritta nel registro delle imprese, indicare il marchio e le quantità e mostrare il prezzo effettivamente pagato. L'articolo 70 del Codice doganale dell'Unione stabilisce che il valore in dogana corrisponde al prezzo effettivamente pagato o da pagare; pertanto, fattura, bonifico e dichiarazione devono riportare informazioni coerenti. Una vendita all'esportazione coreana non è soggetta all'IVA coreana, pertanto una voce IVA del 10% su tale vendita rappresenta un importo che nessuno rimborsa. Una risposta evasiva propone di rettificare il valore oppure di emettere fatture da parte di un soggetto diverso da quello a cui Lei effettua il pagamento.

I due che hanno peso

I punti due e sei. Tutto il resto è una dichiarazione di intenti: un riferimento a una notifica è un'affermazione che non può verificare, una lettera di autorizzazione è un'affermazione relativa a un rapporto che non può vedere. La fotografia e la fattura costituiscono prove a sé stanti e sono gli elementi che una terza parte richiederà in un secondo momento.

L'articolo 6 La obbliga a verificare tale etichetta prima di mettere il prodotto a disposizione e, qualora il nome e l'indirizzo della persona responsabile risultino mancanti, tali unità non sono mai state legalmente immesse sul mercato dell'UE. L'articolo 7 La obbliga quindi a identificare, per un'autorità, chi ha fornito un lotto e a chi Lei lo ha fornito, per tre anni dopo che è giunto a Lei, e l'articolo 51 del Codice doganale dell'Unione prevede che Lei conservi i documenti doganali sulla Sua scrivania anch'essi per tre anni.

I marketplace effettuano lo stesso controllo: ciò che sblocca un account sospeso è una fattura del marchio o di un distributore autorizzato, intestata alla ragione sociale del titolare dell'account, che copra la quantità venduta. Una fattura emessa per un valore scelto per soddisfare le autorità doganali si rivela inadeguata mesi dopo. Entrambi i documenti distinguono inoltre le scorte destinate all'UE dalle merci che, pur essendo originali, non sono mai state concepite per questo mercato, aspetto che conviene chiarire prima dell'ordine piuttosto che dopo.

Quello che viene falsificato

La lettera di autorizzazione. Una pagina, un logo e un emittente situato a otto fusi orari di distanza, dietro un indirizzo che Le fornisce il fornitore. Ci capitano lettere che menzionano una società sciolta anni fa, con l'ambito di applicazione silenziosamente esteso a "mondiale", e la stessa lettera riutilizzata con il nome di un nuovo acquirente incollato al posto del precedente. Il certificato di autenticità è privo di valore ma innocuo; una lettera contraffatta è peggio, perché Lei le crede e ordina scorte sulla sua base.

La verifica si effettua con una sola e-mail. Scriva al marchio utilizzando l'indirizzo pubblicato sul suo sito, mai il contatto riportato sulla lettera, e chieda se il fornitore è autorizzato per il Suo mercato. I marchi rispondono a questa domanda; hanno ogni motivo per farlo. Se il fornitore si oppone alla Sua richiesta, anche questa è una risposta.

Nulla di tutto ciò La rende conforme. Le indica di chi è la responsabilità della conformità e, a seconda che Lei sia l'importatore o un distributore, determina la maggior parte della Sua base di costi.

La richiesta, redatta per iscritto

La preghiamo di copiare questo testo, di compilare gli spazi tra parentesi e di inviarlo prima dell'ordine di acquisto.

Oggetto: Richiesta di documentazione prima dell'ordine di acquisto [rif.]

Gentile [nome],

La ringraziamo per l'offerta del [data]. Chiedo a ogni fornitore gli stessi sei documenti prima di emettere un ordine di acquisto. La preghiamo di rispondere direttamente in questa e-mail anziché allegare un pacchetto di certificati.

1. Per ogni riga: la denominazione legale e l'indirizzo della persona responsabile nell'UE e il riferimento del prodotto nel CPNP.

2. Per [SKU], [SKU] e [SKU]: una fotografia del retro e della base di un'unità effettiva del lotto che intenderebbe spedire. Sto leggendo il nome e l'indirizzo della persona responsabile, il Paese di origine e la lingua riportati sulla confezione. Le foto della parte anteriore della confezione e le immagini per la stampa non sono accettate.

3. Conferma scritta dell'esistenza di una relazione sulla sicurezza dei prodotti cosmetici per questi prodotti e del fatto che il fascicolo informativo sul prodotto è conservato all'indirizzo indicato sull'etichetta. Non Le sto chiedendo di inviare il fascicolo.

4. Se Lei è un distributore autorizzato di [brand] in [country]. Se dispone di una lettera di autorizzazione, La preghiamo di allegarla insieme al nome e all'indirizzo e-mail del referente del marchio che l'ha rilasciata, in modo che possa procedere alla relativa verifica.

5. Per riga: il numero di lotto e la data di fabbricazione del lotto in offerta. Qualora la confezione riporti il simbolo del periodo di validità dopo l'apertura anziché la data di scadenza, è la data di produzione che mi occorre.

6. Conferma che la fattura sarà emessa a nome di [ragione sociale, indirizzo, partita IVA], che indicherà il marchio e le quantità, che specificherà il prezzo che effettivamente pago e che non riporti l'IVA coreana su una vendita per l'esportazione.

Due note per risparmiare tempo. Un certificato di autenticità non contiene alcun elemento che io possa verificare, e un certificato GMP di fabbrica o un certificato di libera vendita non rispondono alla domanda 3.

Se una di queste risposte è negativa, La preghiamo di comunicarcelo. Per molti di questi posso trovare una soluzione alternativa. Se lo scopro in un secondo momento, non potrò farlo.

Cordiali saluti, [nome]

Domande poste dagli acquirenti

Cosa succede se il fornitore non invia una foto della confezione effettiva?

Un secondo rendering della parte anteriore della confezione, invece di una foto del retro e della base, è un espediente dilatorio e non costituisce alcuna prova. Posticipi la data dell'ordine di acquisto fino all'arrivo della foto, perché un'etichetta apposta dopo lo sdoganamento della merce è un Suo problema, non del fornitore. Se la stessa richiesta rimane senza risposta per più di qualche giorno, interpreti tale silenzio come una risposta: la confezione non riporta ancora un indirizzo nell'UE.

Ho bisogno di un certificato di origine per importare dalla Corea?

Solo se Lei o il fornitore desiderate beneficiare dell'aliquota di dazio ridotta o pari a zero prevista dall'Accordo di libero scambio UE-Corea, in vigore dal 2011. In assenza di una prova dell'origine preferenziale sui documenti di spedizione, le autorità doganali applicano l'aliquota del dazio standard prevista per qualsiasi importazione di cosmetici da paesi extra-UE, indipendentemente dal luogo di effettiva fabbricazione del prodotto. La prova dell'origine è una questione burocratica di competenza del Suo spedizioniere, non un motivo di per sé sufficiente per rifiutare un fornitore.

Chi è responsabile se un documento risulta essere falso dopo la spedizione dell'ordine?

La responsabilità normativa per un prodotto non conforme ricade su chi lo immette nel mercato dell'UE ai sensi dell'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1223/2009, non su chi ha falsificato la lettera. Un certificato falso Le conferisce il diritto di avanzare una pretesa contrattuale nei confronti del fornitore per dichiarazione mendace, ma tale pretesa segue le Sue tempistiche e comporta i Suoi costi legali, mentre un'autorità doganale o di vigilanza del mercato agisce in autonomia. Conservare la fattura e la corrispondenza e-mail con il fornitore è ciò che trasforma una controversia in una disputa documentata anziché in uno scambio di accuse.

Fonti

• EUR-Lex, Regolamento (CE) n. 1223/2009 sui prodotti cosmetici, 2009
• EUR-Lex, Regolamento (UE) n. 952/2013, Codice doganale dell'Unione, 2013
• Commissione europea, Portale di notifica dei prodotti cosmetici, 2026
• EUR-Lex, Accordo di libero scambio UE-Corea, GU L 127, 2011

Gli articoli e la dichiarazione di accesso al CPNP della Commissione sono stati consultati su EUR-Lex e sulle pagine della Commissione dedicate ai prodotti cosmetici il 1° settembre 2026. Informazioni generali, non costituiscono consulenza legale.