Wer ist die verantwortliche Person? EU-Kosmetikvorschriften für Einzelhändler

Auf Ihrem Bildschirm ist eine Pro-forma-Rechnung einer koreanischen Marke geöffnet. Der Stückpreis beträgt etwa die Hälfte dessen, was Sie an einen europäischen Großhändler zahlen, und der Vertriebsleiter hat geschrieben, dass die Produkte vollständig den EU-Vorschriften entsprechen. Sie sind nur eine Banküberweisung von Ihrem ersten Direktimport entfernt.

Stellen Sie diesem Manager eine Frage, bevor Sie die Überweisung tätigen: Welches Unternehmen wird auf dem Karton als verantwortliche Person für diese Einheiten angegeben? Die Antwort ist in der Regel Schweigen, ein Zertifikat für die Lieferung eines anderen oder ein fröhliches „Sie können Ihre eigene Adresse verwenden“. Die letzte Antwort ist richtig, und sie ist die teure Antwort, denn gemäß Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 ist jeder Importeur die verantwortliche Person für die spezifischen Produkte, die er auf dem EU-Markt in Verkehr bringt. Es ist keine Unterschrift erforderlich. Die Waren werden auf der Grundlage Ihrer Erklärung verzollt, und Sie übernehmen die entsprechende Rolle.

Die Rolle ist pro Importeur, nicht pro Marke, zugeordnet. Wenn ein deutsches Unternehmen bereits dasselbe Serum importiert und meldet, gilt dies für dessen Einheiten und hat keine Auswirkungen auf Ihre.

Die Kurzfassung

• Gemäß Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 ist der Importeur die verantwortliche Person für jede Einheit, die er in die EU einführt, ohne dass eine Unterschrift oder ein Vertrag erforderlich ist.
• Gemäß Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 muss die Produktinformationsdatei 10 Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der letzten Charge an der auf dem Etikett angegebenen Adresse aufbewahrt werden.
• Gemäß der Verordnung (EU) 2023/1545 konnten Produkte, bei denen die neuen Duftstoffallergene nicht genannt wurden, bis zum 31. Juli 2026 in der EU in Verkehr gebracht werden, und bereits auf dem Markt befindliche Bestände dürfen bis zum 31. Juli 2028 verkauft werden.

Wozu Sie die Rolle tatsächlich verpflichtet

Artikel 5 Absatz 1 verweist auf sechzehn weitere Artikel. Vier davon kosten Geld, bevor auch nur eine einzige Flasche verkauft wird.

Artikel 10 verlangt einen Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel, bevor das Produkt auf den Markt gebracht wird, und Artikel 10 Absatz 2 schreibt vor, dass die Beurteilung von einer Person mit einem Hochschulabschluss in Pharmazie, Toxikologie, Medizin oder einem gleichwertigen Abschluss unterzeichnet werden muss. Sie kaufen diese Unterschrift pro Produkt.

Artikel 11 schreibt eine Produktinformationsdatei vor, die den Sicherheitsbericht, das Herstellungsverfahren mit einer Erklärung zur Einhaltung der Guten Herstellungspraxis, den Nachweis der behaupteten Wirkungen sowie die Daten zu Tierversuchen enthält. Diese Datei muss zehn Jahre lang nach dem Inverkehrbringen der letzten Charge aufbewahrt werden und an der auf dem Etikett angegebenen Adresse leicht zugänglich sein. Zehn Jahre überdauern die meisten Lieferantenbeziehungen, weshalb die Unterlagen, die Sie von einem koreanischen Lieferanten anfordern, bereits in der Bestellphase und nicht erst in der Prüfphase von Bedeutung sind.

Artikel 13 Absatz 1 schreibt vor, dass jedes Produkt vor dem Inverkehrbringen elektronisch bei der Kommission angemeldet werden muss, einschließlich des Ursprungslandes bei Importen und der Rahmenformulierung für Giftnotrufzentralen. Das Portal selbst ist laut der CPNP-Seite der Kommission kostenlos. Die Erstellung der im Formular geforderten Unterlagen ist es jedoch nicht.

Gemäß Artikel 19 Absatz 1 Buchstabe a müssen Ihr Firmenname und Ihre Adresse auf jedem Behälter und Karton unauslöschlich angegeben werden, wobei bei importierten Produkten das Ursprungsland anzugeben ist. Koreanische Verpackungen kommen an und erfüllen nichts davon in der Sprache Ihres Marktes, daher ist die Umetikettierung die Voraussetzung für den legalen Verkauf und nicht nur ein letzter Schliff.

Dann der Teil, der nie endet. Artikel 5 Absatz 2 verpflichtet Sie, unverzüglich Abhilfemaßnahmen zu ergreifen und die Behörden selbst zu informieren, sobald Sie Grund zu der Annahme haben, dass ein von Ihnen in Verkehr gebrachtes Produkt nicht konform ist. Artikel 23 verpflichtet Sie, schwerwiegende unerwünschte Wirkungen unverzüglich zu melden. Gemäß Artikel 24 kann eine Behörde eine Liste aller Produkte verlangen, für die Sie verantwortlich sind und die einen verdächtigen Stoff enthalten, einschließlich der Konzentrationen. Das ist eine ständige Aufgabe in einem kleinen Einzelhandelsunternehmen, und es ist die Zeile, die in der Tabelle fehlt, in der eine Direktbestellung billiger aussah, als der Import aus Korea tatsächlich kostet.

Unsere Einschätzung, basierend auf der Beobachtung, wie die erste Bestellung verläuft

Für einen Einzelhändler mit einem Jahresumsatz von weniger als etwa ein paar hunderttausend Euro und einem breiten Sortiment ist der Einkauf innerhalb der EU die richtige Entscheidung, und der Grund dafür ist eher diese Rolle als der Stückpreis. Die Kosten für die Einhaltung von Vorschriften steigen mit der Anzahl der Produkte, nicht mit der Menge, die Sie von jedem Produkt verkaufen. Ein Geschäft, das zweihundert Artikel möchte und von den meisten nur geringe Mengen verkauft, ist in der schlechtesten Lage, was die Compliance-Kosten pro Produkt angeht, und diese Lage verbessert sich nicht durch einen günstigeren Frachtpreis.

Kaufen Sie bei einem Großhändler, der die Waren bereits auf dem EU-Markt eingeführt hat, und Ihre Verpflichtungen reduzieren sich auf eine Checkliste. Artikel 6 Absatz 2 verpflichtet Sie, vor der Bereitstellung eines Produkts zu prüfen, ob der Name und die Anschrift der verantwortlichen Person, das Herkunftsland, die Chargennummer und die Zutatenliste auf der Verpackung angegeben sind, ob die sprachlichen Anforderungen für das Land, in dem Sie verkaufen, erfüllt sind und ob das Mindesthaltbarkeitsdatum nicht abgelaufen ist. Artikel 6 Absatz 3 verbietet Ihnen den Verkauf von Lagerbeständen, von denen Sie wissen, dass sie nicht konform sind. Gemäß Artikel 7 müssen Sie auf Anfrage einer Behörde angeben, wer eine Charge geliefert hat und an welche Unternehmen Sie sie geliefert haben, und zwar für einen Zeitraum von drei Jahren, nachdem sie Ihnen zur Verfügung gestellt wurde. Bewahren Sie Lieferantenrechnungen mit Chargennummern auf, nicht nur Buchhaltungsunterlagen.

Diese Etikettenprüfungen müssen vor der Bestellung erfolgen. Deshalb lohnt es sich auch, vor dem Kauf zwanzig Minuten lang eine CPNP-Meldung zu überprüfen. Ein Großhändler, der sagt, dass das Sortiment notifiziert ist, ist nicht dasselbe wie eine Packung mit einer Adresse, die Sie lesen können.

Der Aufkleber, der Sie zum Meldenden macht

Gemäß Artikel 4 Absatz 6 stellt die Übersetzung von Informationen für ein bereits auf dem Markt befindliches Produkt keine Änderung dar, sodass Sie allein durch die Übersetzung nicht zur verantwortlichen Person werden. Artikel 13 Absatz 3 verlangt dann, dass ein Händler, der von sich aus ein Kennzeichnungselement übersetzt, um das Produkt in einem zweiten Mitgliedstaat verfügbar zu machen, der Kommission seine eigenen Angaben und die der verantwortlichen Person mitteilt.

Wenn Sie in der EU gekaufte Einheiten unverändert weiterverkaufen, müssen Sie nichts melden. Wenn Sie für dieselbe Ware Ihren eigenen deutschen oder italienischen Aufkleber drucken, übernehmen Sie eine Meldepflicht, während jemand anderes die Unterlagen führt und die Haftung trägt.

Das Allergendatum, das die beiden Rollen trennt

Die Verordnung (EU) 2023/1545 der Kommission hat die Liste der Duftstoffallergene erweitert, die gemäß Artikel 19 Absatz 1 Buchstabe g einzeln in der Inhaltsstoffliste aufgeführt werden müssen, und zwar ab einem Gehalt von 0,001 % in Produkten, die auf der Haut verbleiben, und ab 0,01 % in Produkten, die abgespült werden. In den Fußnoten im Anhang sind für nicht konforme Produkte zwei unterschiedliche Fristen angegeben: Sie könnten bis zum 31. Juli 2026 auf dem Unionsmarkt in Verkehr gebracht werden, und sie könnten bis zum 31. Juli 2028 auf dem Unionsmarkt bereitgestellt werden.

Welches Datum für Sie gilt, hängt nur von Ihrer Rolle ab. Als Importeur bringen Sie Waren in Verkehr, sodass das erste Datum für Sie gilt und im Juli 2026 abgelaufen ist. Als Vertriebshändler, der Waren aus Beständen verkauft, die zuvor von jemand anderem in Verkehr gebracht wurden, haben Sie bis zum 31. Juli 2028 Zeit. Gleiches Produkt, gleiche Verordnung, zwei Fristen.

Bist du die verantwortliche Person? Eine einminütige Prüfung

Arbeiten Sie die Liste von oben nach unten durch und halten Sie bei der ersten Zeile an, die für die Einheiten auf einer bestimmten Rechnung zutrifft.

1. Die Waren haben laut Ihrer Einfuhranmeldung die EU-Grenze überschritten. Sie sind die verantwortliche Person gemäß Artikel 4 Absatz 5. Nichts, was auf der Rechnung oder dem Zertifikat des Lieferanten steht, ändert daran etwas.
2. Sie haben innerhalb der EU gekauft, aber auf der Verpackung sind weder Name, Adresse noch Herkunftsland der EU-verantwortlichen Person angegeben. Diese Einheiten wurden nie rechtmäßig in Verkehr gebracht, und Artikel 6 Absatz 2 verbietet Ihnen, sie zu verkaufen. Senden Sie sie zurück.
3. Die Adresse auf der Verpackung ist die Ihres eigenen Unternehmens oder die einer Compliance-Firma, die Sie im Rahmen eines schriftlichen, schriftlich angenommenen Mandats bezahlen. Sie tragen die Verantwortung, unabhängig davon, wie der Lieferweg aussah.
4. Sie verkaufen das Produkt unter Ihrem eigenen Markennamen oder Sie verpacken es neu bzw. verändern es. Artikel 4 Absatz 6 macht Sie zur verantwortlichen Person.
5. Sie übersetzen selbst einen beliebigen Teil der Kennzeichnung, um das Produkt in einem zweiten Mitgliedstaat zu verkaufen. Sie bleiben Vertriebshändler, müssen aber gemäß Artikel 13 Absatz 3 die Kommission benachrichtigen.
6. Keine der oben genannten Optionen. Sie sind Händler: Überprüfen Sie die Verpackung gemäß Artikel 6 Absatz 2, bevor Sie das Produkt verkaufen, und bewahren Sie die Aufzeichnungen über Lieferanten und Kunden gemäß Artikel 7 drei Jahre lang auf.

Wenn Zeile 1 nicht in einem Satz erledigt ist, senden Sie dem Lieferanten vor der Bestellung Folgendes: „Welche juristische Person ist die EU-Verantwortliche für die auf dieser Rechnung aufgeführten Einheiten, und welcher Name und welche Anschrift sind auf dem Etikett angegeben?“ Ein Lieferant, der das nicht schriftlich beantworten kann, verkauft dir die Compliance-Arbeit zusammen mit der Ware.

Fragen, die Käufer stellen

Kann eine koreanische Marke die verantwortliche Person für die EU sein?

Nicht aus Korea. Artikel 4 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 erlaubt nur einer in der EU niedergelassenen juristischen oder natürlichen Person, diese Funktion auszuüben. Eine Marke, die angibt, eine für die EU verantwortliche Person zu haben, hat daher dafür gesorgt, dass eine in einem Mitgliedstaat ansässige Firma diese Funktion übernimmt. Fragen Sie nach dem Namen dieses Unternehmens und vergleichen Sie ihn mit dem Namen und der Adresse, die auf der Verpackung aufgedruckt sind. Wenn Sie die Einheiten selbst importieren, sind Sie gemäß Artikel 4 Absatz 5 dennoch die verantwortliche Person, es sei denn, Sie erteilen einer in der EU ansässigen Firma ein schriftliches Mandat und diese Firma nimmt es schriftlich an.

Muss sich die verantwortliche Person in dem Land befinden, in dem ich verkaufe?

Nein. Artikel 4 verlangt lediglich, dass die verantwortliche Person irgendwo in der EU ansässig ist, sodass ein Unternehmen in den Niederlanden diese Funktion für Waren übernehmen kann, die Sie in Österreich verkaufen. Was sich von Land zu Land ändert, ist die Sprache des Etiketts: Artikel 19 Absatz 5 überlässt die Sprache des Nenninhalts, des Mindesthaltbarkeitsdatums, der Vorsichtsmaßnahmen und der Produktfunktion dem Recht des Mitgliedstaats, in dem das Produkt den Endverbraucher erreicht. Die Adresse auf der Verpackung kann aus dem Ausland stammen; der Text dieser vier Elemente muss jedoch in einer Sprache abgefasst sein, die nach Ihren nationalen Vorschriften zulässig ist.

Wie viel kostet ein Dienst einer verantwortlichen Person pro Produkt?

Keine Regulierungsbehörde veröffentlicht einen Tarif, und die Anbieter erstellen ein Angebot pro Produkt, da Artikel 10 eine unterzeichnete Sicherheitsbewertung für jedes Produkt und Artikel 13 eine Meldung für jedes Produkt vorschreibt. Fordern Sie ein Angebot pro Referenz an, in dem die Sicherheitsbewertung, die Produktinformationsdatei und die laufende Gebühr für die verantwortliche Person getrennt aufgeführt sind. Fragen Sie auch, was mit der Akte passiert, wenn Sie die Zahlung einstellen, da sie gemäß Artikel 11 zehn Jahre nach der letzten Charge aufbewahrt werden muss.

Quellen

• EUR-Lex, Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 über kosmetische Mittel, 2009
• EUR-Lex, Verordnung (EU) 2023/1545 der Kommission über die Kennzeichnung von Duftallergenen, 2023
• Europäische Kommission, Meldeportal für kosmetische Mittel, 2026
• Europäische Kommission, Kosmetiksektor und zuständige nationale Behörden, 2026

Die Artikel, Daten und die obige CPNP-Erklärung der Kommission wurden am 1. September 2026 auf EUR-Lex und auf den Kosmetikseiten der Kommission gelesen. Dies sind allgemeine Informationen darüber, wie die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 die Rollen zuweist, und keine Rechtsberatung. Ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Lieferkette sollte mit einem qualifizierten Berater oder Ihrer zuständigen nationalen Behörde geprüft werden.