Qui est la personne responsable ? Règles de l'UE relatives aux produits cosmétiques pour les détaillants

Une facture pro forma d'une marque coréenne est ouverte sur votre écran, le prix unitaire est environ la moitié de ce que vous payez à un grossiste européen, et le responsable commercial a écrit que les produits sont entièrement conformes à la réglementation de l'UE. Vous n'êtes qu'à un virement bancaire de votre première importation directe.

Posez une question à ce responsable avant d'effectuer le virement : quelle entreprise sera indiquée sur la boîte en tant que personne responsable de ces articles ? La réponse est généralement le silence, un certificat pour l'envoi d'un tiers ou un joyeux « Vous pouvez utiliser votre propre adresse ». Cette dernière réponse est correcte, et c'est la réponse la plus coûteuse, car l'article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) n° 1223/2009 fait de chaque importateur la personne responsable des produits spécifiques qu'il met sur le marché de l'UE. Aucune signature n'est nécessaire. Les marchandises sont dédouanées sur votre déclaration et le rôle vous revient.

Le rôle est attribué par importateur, et non par marque. Si une entreprise allemande importe déjà le même sérum et le notifie, cela couvre ses unités et n'a aucune incidence sur les vôtres.

La version courte

• L'article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) nº 1223/2009 désigne l'importateur comme la personne responsable pour chaque unité qu'il dédouane dans l'UE, sans qu'aucune signature ni aucun contrat ne soient nécessaires.
• L'article 11 du règlement (CE) nº 1223/2009 impose de conserver le dossier d'information sur le produit pendant 10 ans après la mise sur le marché du dernier lot, à l'adresse indiquée sur l'étiquette.
• En vertu du règlement (UE) 2023/1545, les produits ne mentionnant pas les nouveaux allergènes de parfum pouvaient être mis sur le marché de l'UE jusqu'au 31 juillet 2026, et les stocks déjà sur le marché pouvaient être vendus jusqu'au 31 juillet 2028.

Ce que le rôle vous oblige réellement à faire

L'article 5, paragraphe 1, renvoie à seize autres articles. Quatre d'entre eux coûtent de l'argent avant qu'un seul flacon ne soit vendu.

L'article 10 exige un rapport de sécurité du produit cosmétique avant la mise sur le marché du produit, et l'article 10, paragraphe 2, exige que l'évaluation soit signée par une personne titulaire d'un diplôme universitaire en pharmacie, en toxicologie, en médecine ou équivalent. Vous achetez cette signature par produit.

L'article 11 exige qu'un dossier d'information sur le produit, contenant le rapport de sécurité, la méthode de fabrication avec une déclaration de bonnes pratiques de fabrication, les preuves des effets revendiqués et les données relatives aux essais sur les animaux, soit conservé pendant dix ans après la mise sur le marché du dernier lot et soit facilement accessible à l'adresse indiquée sur l'étiquette. Dix ans, c'est plus long que la plupart des relations avec les fournisseurs, c'est pourquoi les documents que vous demandez à un fournisseur coréen sont importants au stade de la commande plutôt qu'au stade de l'audit.

L'article 13, paragraphe 1, exige une notification électronique à la Commission pour chaque produit avant sa mise en vente, comprenant le pays d'origine pour les importations et la formulation-cadre pour les centres antipoison. Le portail lui-même est gratuit, selon la page CPNP de la Commission. La production de ce que le formulaire demande ne l'est pas.

L'article 19, paragraphe 1, point a), impose d'apposer le nom et l'adresse de votre entreprise sur chaque récipient et carton, de manière indélébile, avec mention du pays d'origine pour les produits importés. Les emballages coréens arrivent sans satisfaire à aucune de ces exigences dans la langue de votre marché. Le réétiquetage est donc une condition de vente légale plutôt qu'une simple touche finale.

Ensuite vient la partie qui n'en finit jamais. L'article 5, paragraphe 2, vous oblige à prendre immédiatement des mesures correctives et à informer vous-même les autorités dès que vous avez des raisons de croire qu'un produit que vous avez mis sur le marché n'est pas conforme. L'article 23 vous oblige à signaler sans délai les effets indésirables graves. L'article 24 permet à une autorité d'exiger une liste de tous les produits dont vous êtes responsable et qui contiennent une substance suspecte, avec leurs concentrations. C'est une fonction permanente au sein d'une petite entreprise de vente au détail, et c'est la ligne manquante dans la feuille de calcul où une commande directe semblait moins chère que ce que coûte réellement l'importation depuis la Corée.

Notre position, après avoir observé le déroulement de la première commande

Pour un détaillant dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à quelques centaines de milliers d'euros environ et qui propose un large assortiment, il est judicieux d'acheter au sein de l'UE, et ce, en raison de ce rôle plutôt que du prix unitaire. Le coût de la conformité est proportionnel au nombre de produits, et non au volume que vous vendez de chacun d'entre eux. Un magasin qui souhaite deux cents références et qui vend la plupart d'entre elles en quantités modestes est dans la pire situation possible en termes d'économie de conformité par produit, et cette situation ne s'améliore pas avec un meilleur tarif de transport.

Achetez auprès d'un grossiste qui a déjà mis les produits sur le marché de l'UE et vos obligations se réduisent à une simple liste de contrôle. L'article 6, paragraphe 2, vous oblige, avant de mettre un produit à disposition, à vérifier que le nom et l'adresse de la personne responsable, le pays d'origine, le numéro de lot et la liste des ingrédients figurent sur l'emballage, que les exigences linguistiques sont respectées pour le pays où vous vendez, et que la date de durabilité n'est pas dépassée. L'article 6, paragraphe 3, vous interdit de vendre des stocks dont vous savez qu'ils ne sont pas conformes. L'article 7 vous oblige à indiquer, à la demande d'une autorité, qui a fourni un lot et à quelles entreprises vous l'avez fourni, pendant trois ans après qu'il a été mis à votre disposition. Conservez les factures des fournisseurs portant les numéros de lot, et pas seulement les documents comptables.

Ces vérifications d'étiquettes doivent être effectuées avant le bon de commande, ce qui explique également pourquoi il vaut la peine de consacrer vingt minutes à la vérification d'une notification CPNP avant d'acheter. Un grossiste qui dit que la gamme est notifiée n'est pas la même chose qu'un emballage portant une adresse lisible.

L'autocollant qui fait de vous un déclarant

L'article 4, paragraphe 6, stipule que la traduction d'informations pour un produit déjà sur le marché ne constitue pas une modification. Par conséquent, la traduction seule ne fait pas de vous la personne responsable. L'article 13, paragraphe 3, exige ensuite qu'un distributeur qui traduit tout élément d'étiquetage de sa propre initiative, afin de mettre le produit à disposition dans un deuxième État membre, notifie à la Commission ses propres coordonnées et celles de la personne responsable.

Revendez des unités achetées dans l'UE sans les modifier et vous n'avez rien à notifier. Imprimez votre propre étiquette allemande ou italienne pour le même stock et vous avez assumé une obligation de notification, tandis que quelqu'un d'autre conserve le dossier et la responsabilité.

La date relative aux allergènes qui sépare les deux rôles

Le règlement (UE) 2023/1545 de la Commission a élargi la liste des allergènes parfumants qui doivent être mentionnés individuellement dans la liste des ingrédients en vertu de l'article 19, paragraphe 1, point g), lorsque leur concentration dépasse 0,001 % dans les produits sans rinçage et 0,01 % dans les produits à rincer. Les notes de bas de page de son annexe fixent deux échéances différentes pour les produits non conformes : ils peuvent être mis sur le marché de l'Union jusqu'au 31 juillet 2026 et peuvent être mis à disposition sur le marché de l'Union jusqu'au 31 juillet 2028.

La date qui s'applique à vous dépend uniquement de votre rôle. En tant qu'importateur, vous mettez des marchandises sur le marché, donc la première date vous concerne et elle est passée en juillet 2026. En tant que distributeur vendant des produits en stock qu'une autre personne a mis sur le marché avant cette date, vous avez jusqu'au 31 juillet 2028. Même produit, même réglementation, deux échéances.

Êtes-vous la personne responsable ? Un contrôle d'une minute

Parcourez la liste et arrêtez-vous à la première ligne qui correspond aux unités figurant sur une facture spécifique.

1. Les marchandises ont franchi la frontière de l'UE sur votre déclaration d'importation. Vous êtes la personne responsable en vertu de l'article 4, paragraphe 5. Rien de ce qui est écrit sur la facture ou le certificat du fournisseur ne change cela.
2. Vous avez effectué votre achat au sein de l'UE, mais l'emballage ne mentionne ni le nom, ni l'adresse, ni le pays d'origine de la personne responsable dans l'UE. Ces unités n'ont jamais été légalement mises sur le marché, et l'article 6, paragraphe 2, vous interdit de les vendre. Renvoyez-les.
3. L'adresse figurant sur l'emballage est celle de votre propre entreprise ou d'un cabinet de conformité que vous payez en vertu d'un mandat écrit accepté par écrit. Vous assumez ce rôle, quelle que soit la voie d'approvisionnement.
4. Vous vendez le produit sous votre propre marque, ou vous le reconditionnez ou le modifiez. L'article 4, paragraphe 6, fait de vous la personne responsable.
5. Vous traduisez vous-même toute partie de l'étiquetage pour vendre dans un deuxième État membre. Vous restez distributeur, mais l'article 13, paragraphe 3, vous oblige à informer la Commission.
6. Aucune des réponses ci-dessus. Vous êtes un distributeur : vérifiez l'emballage conformément à l'article 6, paragraphe 2, avant de vendre, et conservez les registres des fournisseurs et des clients pendant trois ans conformément à l'article 7.

Si la ligne 1 n'est pas réglée en une phrase, envoyez ceci au fournisseur avant le bon de commande : « Quelle entité juridique est la personne responsable dans l'UE pour les unités figurant sur cette facture, et quels nom et adresse apparaissent sur l'étiquette ? » Un fournisseur qui ne peut pas répondre à cette question par écrit vous vend le travail de mise en conformité en même temps que les marchandises.

Questions posées par les acheteurs

Une marque coréenne peut-elle être la personne responsable pour l'UE ?

Pas depuis la Corée. L'article 4, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1223/2009 n'autorise qu'une personne morale ou physique établie dans l'UE à exercer cette fonction. Par conséquent, une marque qui déclare avoir une personne responsable dans l'UE a pris des dispositions pour qu'une entreprise basée dans un État membre exerce cette fonction. Demandez le nom de cette entreprise et vérifiez qu'il correspond au nom et à l'adresse imprimés sur l'emballage. Si vous importez vous-même les unités, l'article 4, paragraphe 5, fait toujours de vous la Personne responsable, sauf si vous signez un mandat écrit avec une entreprise établie dans l'UE et que cette entreprise l'accepte par écrit.

La personne responsable doit-elle se trouver dans le pays où je vends ?

Non. L'article 4 exige seulement que la personne responsable soit établie quelque part dans l'UE, de sorte qu'une entreprise aux Pays-Bas peut assumer ce rôle pour le stock que vous vendez en Autriche. Ce qui change selon le pays, c'est la langue de l'étiquette : l'article 19, paragraphe 5, laisse la langue du contenu nominal, de la date de durabilité, des précautions et de la fonction du produit à la législation de l'État membre où le produit parvient à l'utilisateur final. L'adresse figurant sur l'emballage peut être étrangère ; le texte de ces quatre éléments doit être rédigé dans une langue acceptée par votre réglementation nationale.

Combien coûte un service de Personne responsable par produit ?

Aucun organisme de réglementation ne publie de tarif, et les prestataires établissent un devis par produit, car l'article 10 exige une évaluation de la sécurité signée pour chaque produit et l'article 13 une notification pour chaque produit. Demandez un devis par référence qui sépare l'évaluation de la sécurité, le dossier d'information sur le produit et les frais permanents de la personne responsable. Demandez également ce qu'il advient du dossier si vous cessez de payer, car l'article 11 prévoit qu'il doit être conservé pendant dix ans après le dernier lot.

Sources

• EUR-Lex, Règlement (CE) n° 1223/2009 relatif aux produits cosmétiques, 2009
• EUR-Lex, Règlement (UE) 2023/1545 de la Commission relatif à l'étiquetage des allergènes parfumés, 2023
• Commission européenne, Portail de notification des produits cosmétiques, 2026
• Commission européenne, secteur des cosmétiques et autorités nationales compétentes, 2026

Les articles, les dates et la déclaration du CPNP de la Commission ci-dessus ont été consultés sur EUR-Lex et sur les pages de la Commission consacrées aux produits cosmétiques le 1er septembre 2026. Il s'agit d'informations générales sur la manière dont le règlement (CE) nº 1223/2009 attribue les rôles, et non de conseils juridiques ; un produit ou une chaîne d'approvisionnement spécifique doit faire l'objet d'une vérification auprès d'un conseiller qualifié ou de votre autorité nationale compétente.