Jak uniknąć nadmiernej sprzedaży bestsellera

W niedzielny wieczór twórca wspomina o kremie przeciwsłonecznym. Do poniedziałku w porze obiadowej mały sklep, który ma ten produkt w ofercie, przyjął zamówienia na trzykrotność liczby posiadanych sztuk, ponieważ strona produktu nadal akceptowała zamówienia przy stanie zerowym, a te same kilkanaście sztuk było również wystawionych na platformie handlowej. Przez resztę tygodnia zajmujemy się zwrotami, wysyłaniem e-maili z przeprosinami oraz dostawcą, do którego właśnie z tym samym pytaniem zwróciły się wszystkie pozostałe konta, które prowadzi.

Z perspektywy podaży obserwujemy to kilka razy w sezonie, a popyt rzadko stanowi problem. Sklep nie miał ustalonej zasady dotyczącej tego, kiedy należy uzupełniać zapasy swojej najlepiej sprzedającej się linii, ani zasady określającej, co strona internetowa powinna robić, gdy odpowiedź brzmi: „nie ma już żadnych sztuk”.

Wersja skrócona

• Artykuł 18 ust. 1 dyrektywy 2011/83/UE zobowiązuje przedsiębiorcę do dostarczenia towaru nie później niż w ciągu 30 dni od złożenia zamówienia, chyba że uzgodniono inny termin; po upływie tego terminu klient może wyznaczyć dodatkowy termin, odstąpić od umowy i zażądać pełnego zwrotu pieniędzy.
• Dyrektywa 2005/29/WE, załącznik I pkt 5, zabrania w każdym przypadku zachęcania klientów do zakupu produktu po określonej cenie bez poinformowania, że przedsiębiorca ma uzasadnione podstawy, by sądzić, iż nie będzie w stanie dostarczyć go w rozsądnych ilościach, a właśnie temu odpowiada aktywny przycisk „Kup” przy pozycji bez wskazanego źródła zaopatrzenia.
• Praktyczna zasada dotycząca bestsellerów w małym sklepie internetowym: należy złożyć ponowne zamówienie, gdy stan zapasów spadnie do poziomu odpowiadającego dwóm czasom realizacji sprzedaży, przy czym czas realizacji należy obliczyć na podstawie Państwa/Pani/Pana trzech ostatnich zamówień, licząc od daty złożenia zamówienia do daty pojawienia się produktu na półce, przyjmując najdłuższy z tych trzech okresów, a nie ich średnią.

Skąd biorą się jednostki fantomowe

Istnieją trzy mechanizmy, a w sklepie zazwyczaj działają dwa z nich.

Pierwszy z nich to ustawienie. Większość platform sklepów ma przełącznik, który sprawia, że produkt pozostaje dostępny do zakupu, gdy stan monitorowanych zapasów spadnie do zera. Łatwo jest pozostawić ten przełącznik włączony podczas importowania lub duplikowania ofert. Wyłącz tę opcję przy każdej pozycji, a następnie włącz ją ponownie tylko tam, gdzie ma Pan/Pani zamówienie zakupu z podaną datą.

Drugi problem to jedna półka sprzedawana w dwóch miejscach. Własna witryna internetowa plus marketplace lub witryna internetowa plus punkt sprzedaży stacjonarnej, z synchronizacją stanów magazynowych według harmonogramu, a nie w czasie rzeczywistym. Linia o niskiej sprzedaży nigdy nie ujawni rozbieżności; linia, w ramach której sprzedaje się 30 sztuk dziennie, ujawni ją w ciągu godziny. Jeśli sprzedaje Pan/Pani na więcej niż jednym kanale, proszę zarezerwować stałą liczbę sztuk dla każdego z nich i pozwolić, aby synchronizacja działała w tle. Same dane ofertowe to odrębne zadanie, omówione w sekcji dotyczącej danych produktowych potrzebnych do wystawienia produktów K-beauty online.

Trzecia metoda polega na uwzględnianiu towarów przychodzących jako zapasów. Jednostki objętej zamówieniem zakupu nie można nikomu wysłać, a w przypadku zamówień z Korei w szczególności występują etapy, na których data ulega zmianie. Zarejestruj towar przychodzący jako dostępny w dniu, w którym znajdzie się na Państwa półce i zostanie zeskanowany, nie wcześniej.

Mierz czas realizacji na podstawie własnych zamówień

W tym kontekście czas realizacji zamówienia liczy się od momentu złożenia zamówienia do chwili, gdy produkt jest gotowy do sprzedaży na Państwa półce. Obejmuje to własne procesy obsługi zamówienia przez dostawcę, transport, ewentualne procedury celne oraz Państwa własne czynności związane z odbiorem i etykietowaniem. Proszę wziąć pod uwagę trzy ostatnie zamówienia dotyczące danej linii i zapisać rzeczywistą liczbę dni dla każdego z nich. Proszę wybrać tę najdłuższą.

W przypadku dostawy bezpośrednio z Korei sam czas tranzytu jest podawany jako przedział. Transport morski z Busanu jest słabo obsługiwany: rotacja NE2 firmy Hapag-Lloyd obowiązująca od 5 marca 2026 roku w ogóle nie zawija do Busanu, więc koreańskie kontenery są zazwyczaj przeładowywane, a spóźnione połączenie wydłuża czas o tydzień. Transport lotniczy trwa kilka dni, ale jest rozliczany na podstawie objętości: w taryfie Korean Air Cargo 6000 centymetrów sześciennych liczy się jako jeden kilogram, a opłata naliczana jest od wyższej wartości, rzeczywistej masy lub masy objętościowej. Oznacza to, że w przypadku pilnego ponownego zamówienia lekkiego produktu w pudełku płaci się za samo opakowanie. W przypadku hurtownika z terytorium Europy obowiązuje ta sama metoda pomiaru na podstawie trzech zamówień, a wynik jest zazwyczaj na tyle krótki, że wystarcza niewielki bufor. Niezależnie od wybranej trasy, drugą wartością, którą należy zanotować, jest to, jak często może Pan/Pani sobie pozwolić na składanie zamówień, ponieważ ten cykl przeglądu określa, ile zamawia Pan/Pani, a czas realizacji, kiedy.

Obliczenia dotyczące ponownego zamawiania dla jednej pozycji asortymentowej

Weźmy bestseller, który sprzedaje się w liczbie 4 sztuk dziennie, i zmierzony czas realizacji wynoszący 12 dni. Zapotrzebowanie w okresie realizacji wynosi 48 sztuk. To jest zapas, który zostanie wyczerpany w czasie, gdy ponowne zamówienie będzie w drodze, więc należy je złożyć, gdy w magazynie nadal znajduje się 48 sztuk.

Teraz dodajmy zapas buforowy. W przypadku bestsellerów nasza zasada przewiduje kolejny pełny czas realizacji zamówienia, więc punkt ponownego zamówienia wynosi 96 sztuk. Powodem, dla którego stosujemy podwojenie zamiast dodawania stałych 20 procent, jest to, co faktycznie może pójść nie tak. Zapotrzebowanie na flagową linię produktów K-beauty może się podwoić z dnia na dzień po jednym poście, a dostawcy najczęściej zawodzą właśnie w przypadku tej linii, o którą wszyscy pytają. Każde z tych zdarzeń z osobna pochłania połowę zapasu buforowego. Oba te zdarzenia razem, co jest normalnym przypadkiem, pochłaniają cały zapas.

Wielkość zamówienia to cykl przeglądu pomnożony przez dzienną sprzedaż: składanie zamówienia co 14 dni przy sprzedaży 4 sztuk dziennie oznacza 56 sztuk na zamówienie, a będzie Pan/Pani składać to zamówienie, mając w magazynie jeszcze około 96 sztuk. Na papierze wygląda to na duży ciężar, dopóki nie wyceni Pan/Pani alternatywy, czyli tygodnia nieaktywnej strony produktu dla linii, która po raz pierwszy przyciąga klientów.

Nie stosuj tej zasady do całego katalogu. W przypadku linii, w ramach której sprzedawana jest jedna sztuka tygodniowo, koszt braku zapasów równa się marży od jednej sztuki, więc zapas buforowy wynosi zero, a środki finansowe powinny zostać przeznaczone na poszerzenie asortymentu. Argument ten został szczegółowo omówiony w tekście dotyczącym tego, jakich zapasów potrzeba, aby otworzyć sklep z kosmetykami K‑beauty. Podwójne pokrycie dla dziesięciu najlepiej sprzedających się linii, żadne dla linii o najniższej sprzedaży. Jeśli nadal wybiera Pan/Pani te linie, punktem odniesienia jest nasza kolekcja bestsellerowych produktów do pielęgnacji skóry z Korei dostępnych w sprzedaży hurtowej.

Istnieje również górny limit. Artykuł 19 ust. 1 lit. c) rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 nakłada obowiązek umieszczania na opakowaniu daty minimalnej trwałości lub symbolu okresu trwałości po otwarciu, jeśli trwałość przekracza 30 miesięcy, a odliczanie rozpoczyna się w zakładzie produkcyjnym. Zapasy w magazynie plus otwarte zamówienia na poziomie sprzedaży linii w ciągu trzech miesięcy, niezależnie od tego, jak tanio wygląda transport.

Kiedy linia przesuwa się w górę łańcucha dostaw

Prędzej czy później bestseller wyczerpuje się w miejscu, w którym go Pan/Pani kupuje, a często także u samego producenta. Do pytań, które sprzedawcy detaliczni najczęściej zadają hurtownikom na opublikowanych stronach z Często zadawanymi pytaniami, należą te dotyczące możliwości sprawdzenia stanu magazynowego przed złożeniem zamówienia oraz możliwości składania zamówień w przedsprzedaży. Powód, dla którego flagowe linie produktów z Korei znikają na okres nawet miesiąca, omówiony jest w tekście dotyczącym tego, dlaczego bestsellerów K-beauty brakuje w magazynie. Co zrobić w dniu premiery:

1. Usuń przycisk „Kup”, chyba że masz pisemną informację o dacie dostawy. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. g) dyrektywy 2011/83/UE ma Pan/Pani obowiązek podać termin dostawy przed złożeniem zamówienia, a terminu, którego nie może Pan/Pani określić, nie może Pan/Pani podać.
2. Jeśli ma Pan/Pani ustaloną datę, sprzedawaj produkt jako przedsprzedaż z tą datą podaną na stronie i tylko do ilości, która została Panu/Pani potwierdzona, pomniejszonej o dziesięć procent na wypadek niedoborów w dostawie.
3. Ograniczyć ilość w ramach jednego zamówienia do dwóch lub trzech sztuk. Linia produktów, która staje się popularna w mediach społecznościowych, przyciąga sprzedawców, a jedno zamówienie na 40 sztuk wyczerpuje pulę, którą zamierzali kupić Państwa stali klienci.
4. Proszę zwrócić się do dostawcy na piśmie z prośbą o przydział i termin. „Wkrótce” to słowo, którego nie można umieszczać na stronie produktu. W poniższym e-mailu prośba została zawarta w pięciu wierszach.
5. Nie uzupełniaj braków u nieznanego sprzedawcy, który nagle ma nadwyżkę towaru. Ten zapas istnieje z pewnego powodu, a rozpoznawanie produktów z szarej strefy i podrobionych kosmetyków K-beauty wyjaśnia, jaki to zazwyczaj powód.

Karta zasad i e-mail do skopiowania

Prosimy o wpisywanie liczb raz w miesiącu, wyłącznie w odniesieniu do dziesięciu najważniejszych linii.

ZASADA DOTYCZĄCA ZAPASÓW BESTSELLERÓW (jedna karta na linię)

Linia: ____________________   Data: __________

A  Sprzedaż dzienna, ostatnie 28 dni / 28               = ____ sztuk dziennie
B  Czas realizacji, najdłuższy z ostatnich 3 zamówień          = ____ dni
C  Zapotrzebowanie w okresie realizacji zamówienia (A x B)                    = ____ sztuk
D  Punkt ponownego zamówienia  (C x 2)                       = ____ sztuk
E  Ilość w zamówieniu  (A x liczba dni między zamówieniami)    = ____ sztuk
F  Pułap  (A x 90)                            = ____ sztuk
   Stan magazynowy wraz z otwartymi zamówieniami nigdy nie przekracza wartości F.

Strona internetowa przy zerowym stanie magazynowym: WYŁĄCZONA, chyba że istnieje opatrzone datą zamówienie zakupu.
Limit na zamówienie, gdy stan magazynowy jest niższy niż D: 3 sztuki.

Pytania zadawane przez nabywców

Czy powinienem/powinnam pozwolić klientom zamawiać produkt, którego brak w magazynie?

Tylko wtedy, gdy na stronie podana jest data dostawy, którą otrzymał(a) Pan/Pani od dostawcy na piśmie, i wyłącznie do wysokości ilości, która została Panu/Pani potwierdzona. Bez uzgodnionej daty od momentu złożenia zamówienia obowiązuje Pan/Pani 30-dniowy termin określony w art. 18 dyrektywy 2011/83/UE, a koreańskie dostawy uzupełniające rzadko mieszczą się w tym terminie. Przycisk „Powiadom mnie” nie powoduje utraty klientów ani nie nakłada żadnych zobowiązań.

Czy mogę sprzedawać te same towary w moim własnym sklepie i na marketplace'ie?

Tak, jeśli synchronizacja stanów magazynowych odbywa się w obu kierunkach i na każdym kanale utrzymuje Pan/Pani zarezerwowaną ilość, której synchronizacja nie może zmienić. Rezerwa musi pokrywać sprzedaż realizowaną w jednym interwale synchronizacji w Państwa najbardziej ruchliwym dniu oraz w przypadku linii, która staje się popularna w tempie szybszym niż to, które większość osób uwzględnia w swoich ustawieniach. Marketplace'y karzą również sprzedawców za powtarzające się anulowania, to koszt, którego nie uwzględniają obliczenia dotyczące ponownego zamawiania.

Mój dostawca twierdzi, że linia produktów jest zamówiona, ale nie podaje terminu. Co mam zrobić?

Proszę traktować to tak, jakby towaru nie było w magazynie. Hurtownik, który ma opatrzone datą zamówienie zakupu u danej marki, może podać tę datę; ten, który mówi „wkrótce”, czeka tak samo jak Pan/Pani. Proszę zapytać na piśmie, zapisać odpowiedź na karcie ponownego zamówienia i dopóki nie będzie konkretnej daty, sprzedawać produkt alternatywny, który jest w Państwa magazynie, zamiast obiecywać.

Źródła

• Dyrektywa 2011/83/UE w sprawie praw konsumentów, art. 6 i 18, EUR-Lex (2011)
• Dyrektywa 2005/29/WE dotycząca nieuczciwych praktyk handlowych, załącznik I, EUR-Lex (2005)
• Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 w sprawie produktów kosmetycznych, art. 19, EUR-Lex (2009)
• Korean Air Cargo, Taryfa przewozów lotniczych, zasada wagi gabarytowej (2026)
• Hapag-Lloyd, aktualizacja rotacji na trasie z Dalekiego Wschodu do Europy Północnej, NE2 obowiązuje od 5 marca 2026 r. (2026)

Fakty zweryfikowane 2 września 2026 r.