So prüfen Sie vor dem Kauf, ob ein Produkt bereits im CPNP registriert ist

Ein Lieferant schickt einen Screenshot: ein Browserfenster, ein Produktname, ein grüner Haken, ein Datum in der Ecke. Sie kaufen vierzig Kartons auf dieser Grundlage. Die Einheiten kommen mit einer koreanischen Adresse auf der Rückseite an, und nirgendwo auf der Verpackung ist ein Unternehmen innerhalb der EU genannt. Der Screenshot war vermutlich echt. Für Ihre Sendung war er wertlos.

Die Kurzfassung

• Das Cosmetic Product Notification Portal verfügt über keine öffentliche Suche und kein Zertifikat, das ein Dritter prüfen könnte; nur zuständige Behörden, Giftinformationszentren, verantwortliche Personen und Vertreiber besitzen Zugänge, und die Kommission erhebt für einen Eintrag keine Gebühr.
• Gemäß Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 ist der Importeur die verantwortliche Person. Ein Karton, der aus Korea an einen europäischen Käufer versendet wird, benötigt also dessen eigene Notifizierung, unabhängig davon, was der Lieferant eingereicht hat.
• Kosmetika waren 2024 die am häufigsten gemeldete Kategorie im Safety Gate, mit 36 Prozent von 4.137 Meldungen (Europäische Kommission, 16. April 2025), und die Meldedatenbank ist öffentlich zugänglich und nach Marke sowie Namen der verantwortlichen Person durchsuchbar.

Niemand kann es nachschlagen, auch Ihr Lieferant nicht

Das Cosmetic Product Notification Portal ist eine interne Datenbank der Kommission, kein öffentliches Register. Vier Arten von Zugängen existieren dort: zuständige Behörden, Giftinformationszentren, verantwortliche Personen und Vertreiber von kosmetischen Mitteln. Es gibt kein öffentliches Suchfeld, keine Abfrage nach Barcode oder EAN und kein Zertifikat mit einer Nummer, die eine außenstehende Partei überprüfen könnte. Fragen Sie zehn Lieferanten, ob ein Produkt notifiziert ist, erhalten Sie zehn Ja-Antworten, ohne diese einordnen zu können.

Daraus ergibt sich ein Hinweis: Die Kommission betreibt CPNP kostenlos. Ein Lieferant, der eine pro SKU berechnete „CPNP-Registrierungsgebühr“ in Rechnung stellt, verlangt in Wahrheit Geld für die Sicherheitsbewertung hinter der Einreichung, was echte Arbeit ist, aber der Portaleintrag selbst kostet nichts.

Da keine öffentliche Quelle von außen eine Notifizierung bestätigen kann, verlagert sich jede sinnvolle Prüfung auf etwas, das tatsächlich veröffentlicht ist.

Die Adresse auf der Verpackung zählt mehr als der Screenshot

Artikel 19 Absatz 1 der Kosmetikverordnung schreibt vor, dass Name und Adresse der verantwortlichen Person unauslöschlich auf Behältnis und Verpackung angebracht sein müssen, ergänzt um das Ursprungsland bei importierten Produkten. Artikel 11 Absatz 3 verlangt zudem, dass die verantwortliche Person „die Produktinformationsdatei in elektronischer oder anderer Form an der auf dem Etikett angegebenen Adresse für die zuständige Behörde leicht zugänglich macht“. Diese Adresse ist der entscheidende Punkt im gesamten System. Dorthin geht ein Inspektor physisch.

Ein Screenshot beweist, dass an dem Tag, an dem jemand ihn fotografierte, ein Bildschirm existierte. Er beweist nicht, dass die Notifizierung aktuell ist, dass sie auf den Namen des Unternehmens lautet, das Ihre Einheiten in Verkehr bringt, oder dass der Inhalt Ihres Kartons der notifizierten Rahmenformulierung entspricht. Ein aufgedruckter Block mit der verantwortlichen Person bindet dauerhaft ein benanntes Unternehmen an eine Rolle, aus der es sich später nicht mehr zurückziehen kann. Gewichten Sie beides entsprechend: Fotos der Vorder- und vollständigen Rückseite sowie des Umkartons einer echten Einheit aus der angebotenen Charge sind mehr wert als jedes PDF im E-Mail-Verlauf.

Artikel 6 Absatz 2 untermauert dies von der anderen Seite. Ihre eigene rechtliche Pflicht als Vertreiber ist es, vor der Bereitstellung eines Produkts zu prüfen, ob die nach Artikel 19 Absatz 1 Buchstaben a, e und g erforderliche Kennzeichnung vorhanden ist, die Sprachvorgaben des Verkaufslandes eingehalten werden und das Mindesthaltbarkeitsdatum nicht überschritten ist. Eine Verpackungsprüfung.

Eine Weichenstellung entscheidet darüber, ob die Notifizierung des Lieferanten überhaupt relevant ist. Nach Artikel 4 Absatz 5 ist jeder Importeur die verantwortliche Person für das Produkt, das er in Verkehr bringt. Ware, die aus Korea an Sie versendet wird, macht Sie zum Importeur, und die Notifizierung des Lieferanten deckt, so echt sie auch sein mag, dessen eigenes Inverkehrbringen ab, nicht Ihres. Kaufen Sie hingegen bei einem Unternehmen, das bereits importiert hat, sind Sie Vertreiber mit einer Checkliste statt einer Verpflichtung. Alles rund um die Frage, wer die Rolle der verantwortlichen Person trägt, ergibt sich daraus, welcher der beiden Fälle vorliegt.

Die Entscheidungsregel ist kurz: Trägt die Einheit keinen EU-Namen und keine EU-Adresse, ist die Notifizierungsfrage bereits beantwortet: Sie liegt bei Ihnen, und im angebotenen Preis fehlt eine Compliance-Position.

Drei Prüfungen, die Sie ohne Rückfrage beim Lieferanten durchführen können

Das Unternehmen der verantwortlichen Person. Entnehmen Sie Name und Adresse dem Verpackungsfoto, prüfen Sie die Entität im nationalen Unternehmensregister über die vernetzte EU-Registersuche und überprüfen Sie die USt-IdNr. über VIES. Manche Mitgliedstaaten liefern bei einer VIES-Abfrage Name und Adresse des Unternehmens, andere nicht, abhängig von nationalen Datenschutzregeln. Eine gültige Nummer ohne Namen ist daher allein kein Warnsignal. Eine Adresse, die sich als Servicebriefkasten in einem Land herausstellt, in dem keiner von Ihnen beiden verkauft, ist etwas anderes.

Safety Gate. Das EU-Schnellwarnsystem für gefährliche Non-Food-Produkte ist vollständig öffentlich, mit einem wöchentlichen Bericht jeden Freitag. Für unsere Kategorie ist das kein Randthema: Kosmetika waren 2024 die am häufigsten gemeldete Produktkategorie, mit 36 Prozent von 4.137 Meldungen (Europäische Kommission, 16. April 2025). Suchen Sie nach Marke und Namen der verantwortlichen Person.

Die CPNP-Existenzprüfung, sofern Sie einen Vertreiber-Zugang besitzen. Vertreiber erhalten Portalzugang, weil Artikel 13 Absatz 3 jeden verpflichtet, der ein Element eines Etiketts übersetzt, dies selbst zu notifizieren. Die entsprechende Notifizierungsmaske fragt, ob Sie die CPNP-Referenz des Produkts kennen. Wenn ja, wird Ihre Eingabe mit tatsächlich existierenden Referenzen abgeglichen. Wenn nicht, geben Sie den Namen der verantwortlichen Person und mindestens fünf Zeichen des Produktnamens ein, wie er im Versandmitgliedstaat verkauft wird, und erhalten eine Liste passender Produkte. Das bestätigt die Existenz, auf den Namen dieser verantwortlichen Person, von innen. Reichen Sie die Notifizierung selbst nur ein, wenn der Übersetzungsauslöser tatsächlich auf Sie zutrifft.

Die Nachweisanfrage, versandfertig

Senden Sie dies vor der Anzahlung, nicht danach. Sie gehört zu dem umfassenderen Dokumentenpaket, das Sie ohnehin einholen sollten.

Betreff: Nachweis zur verantwortlichen Person und Notifizierung, Bestellung [Ref.]

Bevor wir diese Bestellung bestätigen, senden Sie uns bitte Folgendes für jede SKU auf der beigefügten Liste.

1. Fotos einer tatsächlichen Einheit aus der Charge, die Sie versenden würden: Vorderseite, vollständige Rückseite und Umkarton. Keine Renderings, keine Markenpressebilder. Die Rückseite muss lesbar sein.
2. Name und eingetragene Adresse der EU-verantwortlichen Person für diese Einheiten, genau wie auf der Verpackung aufgedruckt, sowie die USt-IdNr. dieses Unternehmens.
3. Schriftliche Bestätigung, wer bei dieser Sendung Importeur ist, Ihr Unternehmen oder unseres.
4. Falls Sie Importeur sind: die CPNP-Produktreferenz für jede SKU sowie die Bestätigung, dass die Notifizierung auf den unter Punkt 2 genannten Namen lautet.
5. Falls wir Importeur sind: sagen Sie dies direkt, und bestätigen Sie, dass Sie der von uns benannten verantwortlichen Person die vollständige INCI-Liste, die Identität des Herstellers und die Rahmenformulierung zur Verfügung stellen können.
6. Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum oder Symbol für die Verwendungsdauer nach Anbruch auf den tatsächlich zu versendenden Einheiten.

Wir bitten Sie nicht, unsere Compliance zu garantieren. Wir fragen, wer für diese konkreten Einheiten die Rolle der verantwortlichen Person trägt, und nach den Belegen dafür.

Eine akzeptable Antwort beantwortet Punkt 3 in einem Satz ohne Einschränkungen, liefert die Fotos zügig, weil die Ware im Lager liegt, nennt eine verantwortliche Person, deren Name mit der Verpackung übereinstimmt und die sich als reales Unternehmen bestätigen lässt, und bietet entweder unaufgefordert eine CPNP-Referenz an oder erklärt, dass keine existiert, weil Sie der Importeur sind. Beides sind gute Antworten. Nur Vernebelung ist keine.

Die vier Antworten, die Nein bedeuten

„Alle unsere Produkte sind CPNP-registriert.“ Ein EU-Großhändler veröffentlicht genau diesen Satz in seinen FAQ. Notifiziert von wem, und für wessen Inverkehrbringen. Er deckt die eigenen Einheiten dieses Unternehmens ab und sagt nichts über einen Karton aus, der aus Korea an Sie versendet wird.

Ein Screenshot mit herausgeschnittenem Feld zur verantwortlichen Person. Dieses Feld ist das gesamte Dokument. Ein Zuschnitt ist eine Antwort.

„Die Marke kümmert sich um CPNP.“ Eine koreanische Marke ist nicht in der Union niedergelassen und kann nicht die verantwortliche Person sein. Nur eine Entität innerhalb der EU kann diese Rolle einnehmen, und kann der Lieferant sie nicht benennen, wurde niemand bestimmt.

„Wir können Ihnen die Produktinformationsdatei senden.“ Fast niemand kann das, und ein großer Großhändler räumt dies in seinen eigenen FAQ ein. Die Datei gehört der verantwortlichen Person und wird der zuständigen Behörde zugänglich gemacht, nicht Handelskunden. Ein Lieferant, der eine frei anbietet, ist entweder die verantwortliche Person oder bietet etwas an, das keine PIF ist.

Die Verpackung verrät noch etwas, das kein Dokument zeigt. Eine Rückseite mit Aufkleber über Aufkleber oder mit abgekratztem Block der verantwortlichen Person beschreibt ihren eigenen Weg in Ihr Lager, und das ist eher ein Muster des Graumarkts als eine Lücke in den Unterlagen.

Fragen von Käufern

Wie lange dauert eine CPNP-Notifizierung und was kostet sie?

Der Portaleintrag ist kostenlos, und es gibt keinen Genehmigungsschritt: Artikel 13 Absatz 1 verlangt die Notifizierung vor Inverkehrbringen des Produkts, und nach Einreichung kann das Produkt in den Verkauf gehen. Die Kosten stecken hinter dem Eintrag, in der Sicherheitsbewertung und der Produktinformationsdatei, für die ein qualifizierter Bewerter je Formulierung Gebühren berechnet. Niemand veröffentlicht einen Standardsatz, fragen Sie also die verantwortliche Person nach einem schriftlichen Angebot pro SKU.

Kann ein Händler die verantwortliche Person sein?

Ja, sofern das Unternehmen in der EU niedergelassen ist. Die Rolle fällt Ihnen automatisch zu, wenn Sie die Ware nach Artikel 4 Absatz 5 importieren, oder durch schriftlichen Auftrag des Importeurs, den Sie schriftlich nach Artikel 4 Absatz 5 annehmen. Wer diese Rolle innehat, muss die Notifizierung einreichen und eine Produktinformationsdatei mit Sicherheitsbewertung an seiner Adresse zehn Jahre nach der letzten Charge aufbewahren, gemäß Artikel 11 Absatz 1. Die meisten kleinen Shops kaufen stattdessen bei einem EU-Importeur, damit die Rolle bei einem Unternehmen liegt, das dafür aufgestellt ist.

Muss ich CPNP notifizieren, wenn ich das Etikett übersetze?

Wenn Sie aus eigener Initiative ein Element des Etiketts übersetzen, um nationalem Recht zu entsprechen, verpflichtet Sie Artikel 13 Absatz 3 zur Einreichung einer Vertreiber-Notifizierung mit Produktkategorie, dessen Namen im Versandland und in Ihrem, Ihrem eigenen Namen und Ihrer Adresse sowie Name und Adresse der verantwortlichen Person. Ein Aufkleber, den Ihr Lieferant vor dem Versand angebracht hat, war dessen Notifizierungspflicht. Verkaufen Sie eine Verpackung in ihrer bestehenden Sprache ohne Änderungen, ist im Portal nichts von Ihnen zu tun.

Quellen

• EUR-Lex, Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 über kosmetische Mittel, 2009
• Europäische Kommission, Cosmetic Product Notification Portal, 2025
• Europäische Kommission, Pressemitteilung zu den Safety-Gate-Jahresergebnissen 2024, 2025
• Europäische Kommission, Safety-Gate-Meldedatenbank, 2026
• Europäische Kommission, VIES USt-IdNr.-Validierung, 2026

Abgeglichen mit EUR-Lex, den CPNP-Seiten der Kommission und dem CPNP-Benutzerhandbuch am 1. September 2026.