Dokumentacja produktu: kto ją przechowuje i o co może poprosić sprzedawca detaliczny

Nabywczyni z apteki, przygotowując się do współpracy, wysyła e-maila do swojego nowego koreańskiego dostawcy z prośbą o PIF, czyli dokumentację produktu (Product Information File), ponieważ na blogu dotyczącym zgodności z przepisami przeczytała, że każdy kosmetyk musi ją posiadać. Dostawca przesyła 40-megabajtowy plik ZIP: certyfikat koreańskiej fabryki, dokument ISO, arkusz kalkulacyjny ze składnikami oraz raport z badań, którego nie jest w stanie przeczytać. Zapisuje to i czuje się bezpiecznie. Ma w rękach teczkę z dokumentami marketingowymi, a rzeczywistego PIF-u, tego, o którym mowa w przepisach, nigdy nie zobaczy, ponieważ zgodnie z intencją ustawodawcy nie miała go zobaczyć.

Zamieszanie ma charakter strukturalny, a dostawcy wykorzystują je nieświadomie lub w inny sposób: wszyscy w tej branży mówią „PIF”, ale prawie nikt nie ma na myśli tego samego.

Wersja skrócona

• Dokumentacja produktu zgodnie z art. 11 rozporządzenia (WE) nr 1223/2009 jest przechowywana przez osobę odpowiedzialną pod adresem podanym na etykiecie przez okres dziesięciu lat od wprowadzenia do obrotu ostatniej partii.
• Obowiązkiem dystrybutora nie jest przechowywanie PIF, ale wykazanie, że sprzedawany przez niego produkt ma osobę odpowiedzialną, która taki plik posiada. Prośba „Prześlijcie mi PIF” jest błędna; właściwa jest prośba „Proszę potwierdzić, że PIF istnieje i gdzie się znajduje”.
• Dostawca, który oferuje przesłanie pełnego PIF pocztą elektroniczną, jest małym sygnałem ostrzegawczym: albo nie rozumie systemu, albo dokument, który wysyła, nie jest plikiem, o którym mowa w rozporządzeniu.

Czym tak naprawdę jest PIF

Artykuł 11 definiuje go jako plik zawierający pięć elementów: opis produktu, który łączy plik z produktem; raport bezpieczeństwa produktu kosmetycznego, CPSR, który jest oceną podpisaną przez wykwalifikowanego asesora; metodę wytwarzania i oświadczenie o dobrej praktyce wytwarzania; dowód deklarowanego działania, jeżeli uzasadnia to charakter produktu; oraz dane dotyczące wszelkich testów na zwierzętach. Nie jest to certyfikat i nie jest to dokument publiczny. Jest to dokument roboczy, który musi istnieć, być aktualizowany i przedstawiany właściwemu organowi jako „łatwo dostępny” pod adresem podanym na etykiecie, gdy organ ten tego zażąda.

Ten adres ma większe znaczenie, niż się wydaje. Adres osoby odpowiedzialnej wydrukowany na opakowaniu jest prawnym wskaźnikiem miejsca, w którym znajduje się dokumentacja. Opakowanie, na którym widnieje tylko adres koreański lub nazwa, która nie pozwala na odnalezienie dokumentacji, jest produktem bez funkcjonującego łańcucha zgodności, niezależnie od tego, jaki folder zip znajduje się w Twojej skrzynce odbiorczej.

Dlaczego nigdy go Pan/Pani nie otrzyma i o co zamiast tego zapytać

Jeśli kupujesz od hurtownika z UE, jesteś dystrybutorem. Zgodnie z art. 6 Państwa obowiązkiem jest weryfikacja: sprawdzenie elementów oznakowania, sprawdzenie języka, sprawdzenie daty trwałości. Rozporządzenie nigdzie nie wymaga od dystrybutora posiadania PIF, a żadna rozsądna osoba odpowiedzialna go nie udostępnia, ponieważ zawiera on pełny skład, który jest głównym sekretem marki.

Tak więc żądanie po stronie kupującego zmienia kształt. Poproś dostawcę o pisemne potwierdzenie, że dla każdego produktu istnieje PIF zgodnie z art. 11, przechowywany przez osobę odpowiedzialną wymienioną na opakowaniu, pod wskazanym adresem, oraz że produkt został zgłoszony do CPNP. Zapytaj, w jaki sposób weryfikują to na wcześniejszym etapie. Hurtownik, który importuje, prawidłowo odpowiada na to pytanie w jednym e-mailu, ponieważ jest osobą odpowiedzialną lub posiada upoważnienie, a odpowiedzią jest cały jego model biznesowy. Pełna wymiana dokumentów, dowody CPNP, identyfikowalność partii i pozostałe kwestie są opisane w dokumencie „O co należy poprosić dostawcę przed przyjęciem towaru do magazynu”, a weryfikacja samego zgłoszenia polega na sprawdzeniu statusu CPNP przed zakupem.

Kiedy dokumentacja staje się Państwa własnością

Kupuj bezpośrednio z Korei, a sytuacja się odwróci. Jako importer jesteś osobą odpowiedzialną na mocy art. 4 ust. 5, a teraz Twoim obowiązkiem jest PIF: sporządzany dla każdego produktu, na podstawie zleconej przez Ciebie oceny bezpieczeństwa, przechowywany przez dziesięć lat po ostatniej partii, pod Twoim adresem, który musi również znajdować się na etykiecie. Jest to najcięższy element modelu bezpośredniego importu, cięższy niż fracht i VAT razem wzięte dla małego asortymentu, i stanowi on prawdziwy rdzeń porównania w realnych kalkulacjach między importem a zakupem towarów z UE.

Szczegóły największego pojedynczego dokumentu w aktach, raportu bezpieczeństwa, zasługują na odrębne omówienie i takie właśnie otrzymują w rozdziale poświęconym temu, czym jest CPSR i dlaczego koreański certyfikat badania nim nie jest.

Pytania, które zadają kupujący

Przedstawiciel urzędu przeprowadził kontrolę w moim sklepie i zapytał o dokumentację produktów. Co mam pokazać?

Dowód zgodny z art. 6: produkty opatrzone są nazwą i adresem RP w UE, numerami partii i wykazami składników, a do każdego z nich można podać nazwę dostawcy. Następnie organ sprawdza adres na opakowaniu, aby skontaktować się z osobą odpowiedzialną, której prawnym obowiązkiem jest przedstawienie PIF. Od dystrybutora nie oczekuje się przekazywania dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa. Dystrybutora, który nie potrafi wskazać pochodzenia towarów lub którego towary nie są opatrzone adresem osoby odpowiedzialnej (RP), czeka znacznie dłuższe popołudnie.

Koreańska marka udostępniła mi „dostęp do PIF” za pośrednictwem portalu. Czy to obejmuje odsprzedaż w UE?

Sam w sobie nic nie obejmuje. Wewnętrzna dokumentacja marki jest materiałem wyjściowym, z którego osoba odpowiedzialna tworzy dokumentację UE; obie dokumentacje są powiązane, ale nie identyczne, a dokumentacja UE musi być przechowywana przez osobę odpowiedzialną z siedzibą w UE, która oceniła produkt i zgłosiła go na ten rynek. Dostęp do portalu zapewniony przez markę jest dobrym znakiem świadczącym o poważnym producencie. Nie zastępuje on struktury RP i nie pojawia się nigdzie w zdaniu art. 11 dotyczącym adresu na etykiecie.

Jak długo osoba odpowiedzialna przechowuje dokumentację?

Przez dziesięć lat od daty wprowadzenia ostatniej partii produktu do obrotu. Ten horyzont jest powodem, dla którego mali importerzy dwa razy się zastanawiają, zanim zostaną osobą odpowiedzialną za asortyment modowy: administracyjny ogon serum, które sprzedawano przez jeden sezon, towarzyszy przez dekadę, w tym obowiązek aktualizowania dokumentacji i zapewnienia możliwości jej przedstawienia. Jako dystrybutor nie dziedziczysz żadnego z tych obciążeń, co stanowi kolejny wpis w księdze ukrytych kosztów obu modeli zaopatrzenia.

Źródła

• EUR-Lex, rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 w sprawie produktów kosmetycznych, wersja skonsolidowana 2025
• Komisja Europejska, Portal zgłoszeń produktów kosmetycznych, 2026

Odniesienia do art. 11 i art. 6 zostały sprawdzone pod kątem zgodności z tekstem rozporządzenia w dniu 2 września 2026 r.