Eine Großhandelspreisliste lesen: Die wichtigen Spalten und die fehlenden Spalten

Zwei Großhändler senden ihre K-Beauty-Preislisten am selben Tag. Der eine ist eine vierzig Megabyte große Tabelle mit neuntausend Zeilen, Produktnamen in drei Sprachen und Preisen. Der andere ist ein Portal-Login mit halb so vielen Produkten, aber EAN-Codes, Gebindegrößen, Lagerbeständen und einer Mindesthaltbarkeitsregel pro Zeile. Der Einkäufer, der nach Sortimentsgröße urteilt, wählt die erste und verbringt den nächsten Monat damit herauszufinden, was die fehlenden Spalten kosten.

Eine Preisliste ist kein Katalog, sie ist die operative Ehrlichkeit des Lieferanten in Tabellenform. Die vorhandenen Spalten zeigen, wie das Lager geführt wird. Die fehlenden Spalten zeigen, welche Überraschungen später folgen.

Die Kurzversion

• Eine brauchbare Preisliste enthält pro Zeile: EAN oder GTIN, Gebindegröße, Netto-Großhandelspreis, RRP, Lagerstatus und eine Mindesthaltbarkeitsregel. Alles darunter verschiebt Arbeit und Risiko zu Ihnen.
• Vergleichen Sie zwei Listen nur nach Angleichung von Währung, Incoterm, Gebindemengen und Preisinhalt gleichwertig, denn die günstigste Spalte gewinnt jeden naiven Vergleich.
• Das Format selbst ist Information: Ein Lieferant, dessen Liste Live-Bestände, Dokumente und saubere Daten enthält, betreibt die Art von Geschäft, die Schadensmeldungen binnen Tagen beantwortet.

Die Spalten, die Ihre Arbeit entscheiden

Zuerst EAN oder GTIN, denn das ist die Identität des Produkts über Kasse, Onlineshop, Marktplatz-Listings und Nachbestellliste hinweg; eine Liste ohne Kennungen zwingt Sie, Produkte nach Namen abzugleichen, und „Rice Toner 150ml“ passt auf drei Produkte und keines davon zuverlässig. Zweitens die Gebindegröße, denn sie verändert Ihre Mengen, siehe den Artikel zu Mindestmengen. Drittens Nettopreis und RRP zusammen, denn hier beginnt die Margendiskussion, mit der Netto-versus-Brutto-Disziplin aus dem Margenartikel, angewandt vor jedem Vergleich. Viertens der Lagerstatus: Eine Liste, die den tatsächlichen Lagerbestand zeigt, erspart die wöchentliche Farce der Bestellung in Rückstände.

Dann die zwei Spalten, die fast keine Liste hat und jeder Einkäufer verlangen sollte. Die Mindesthaltbarkeitsregel: welche Restlaufzeit der Lieferant bei Lieferung schriftlich garantiert, denn Kosmetik hat eine Uhr, und die Wareneingangsdisziplin aus dem Leitfaden zu Chargencodes funktioniert nur, wenn das Versprechen existiert. Und das Datenpaket: ob Bilder, Beschreibungen und Produktdaten mit der Liste kommen und mit welchen Nutzungsrechten, siehe den Artikel zu Produktdaten, denn neuntausend Produkte ohne brauchbare Daten sind eine Liste, aus der Sie nichts verkaufen können.

Die Spalten, die in die Irre führen

Rabattspalten: „30 Prozent auf RRP“ bedeutet nichts, bevor die Realität des RRP gegen den tatsächlichen Straßenpreis geprüft wurde, und aufgeblähte RRPs sind der älteste Trick im Großhandelsmarketing. Beliebtheits-Badges: „Bestseller“ auf der Lieferantenliste misst, was der Lieferant verkauft, was sich nur unvollständig mit dem deckt, was in Ihrem Shop läuft. Und die Währungsspalte, wenn die Liste in Won oder Dollar geführt ist: ein Preis, der acht Prozent besser aussieht als beim EU-Großhändler, kann im Wechselkurs und in der Fracht verschwinden, weshalb Vergleiche auf Basis der Einstandskosten laufen oder gar nicht, siehe den Artikel zu Einstandskosten.

Das Vergleichsprotokoll

Zwei Lieferanten anhand ihrer Listen zu vergleichen ist eine fünfstufige Angleichung. Eins: Produkte nach EAN abgleichen, nicht nach Namen, und akzeptieren, dass die Überschneidung zwischen zwei Listen kleiner ist als sie suggerieren. Zwei: die Handelsbedingungen auf dieselbe Währung, denselben Incoterm und dieselben eingeschlossenen Kosten angleichen. Drei: Mengen nach Gebindegröße auf die Einheit normalisieren. Vier: Ihren tatsächlichen Warenkorb bepreisen, die fünfzig SKUs, die Sie wirklich kaufen, nicht den Listendurchschnitt, denn Großhändler gewinnen und verlieren auf unterschiedlichen Positionen, und der Warenkorb entscheidet. Fünf: die unsichtbaren Spalten bepreisen, Mindesthaltbarkeitsregel, Datenpaket, Schadensabwicklung, denn eine Preisdifferenz von zwei Prozent kehrt sich um, sobald die erste knapp datierte Palette ankommt.

Die Spalten-Checkliste

PREISLISTEN-CHECK, pro Lieferant

[ ] EAN/GTIN pro Zeile
[ ] Gebindegröße + Mindestmenge pro SKU je Zeile
[ ] Nettopreis + Währung + Incoterm angegeben
[ ] RRP pro Zeile (und ist es der reale RRP?)
[ ] Lagerstatus: live, datiert oder „auf Anfrage“?
[ ] Mindesthaltbarkeitsgarantie schriftlich
[ ] Produktdaten- + Bildpaket mit Nutzungsrechten
[ ] Staffelschwellen und was darauf angerechnet wird
[ ] Lieferzeit pro Zeile oder pro Marke
[ ] Schadens-/Fehlmengenpolicy, Reklamationsfrist in Tagen
fehlt 3+ -> die Überraschungen kommen mit den Paletten

Fragen von Einkäufern

Die Lieferantenliste ist riesig, hat aber keine Lagerbestände. Wie plane ich?

Auf dieser Liste allein gar nicht: eine Liste ohne Bestände ist eine Wunschliste, und danach zu planen bedeutet, Verfügbarkeit pro Bestellung zu bestätigen und zu akzeptieren, dass ein Teil der Positionen als nicht verfügbar zurückkommt. Der Workaround, der solche Lieferanten trotzdem brauchbar macht: sie als Breitenquelle für Produkte mit flexiblem Timing behandeln, die Topseller über einen Lieferanten mit Live-Bestand laufen lassen und für jedes Umsatzprodukt eine Ersatzlinie bereithalten, wie es die Bestseller-Regeln verlangen. Fragen Sie auch, wie oft die Liste aktualisiert wird; eine wöchentlich aktualisierte flache Liste schlägt ein schönes Portal aus der letzten Saison.

Ist ein Portal besser als eine Tabelle?

Für die tägliche Arbeit meist ja: Live-Bestand, Bestellhistorie, Rechnungen und Sendungsverfolgung an einem Ort ersparen ein Dutzend E-Mails im Monat. Aber das Portal ist eine Hülle, und die Checkliste gilt für den Inhalt darin: ein Portal ohne EANs, Gebindegrößen, Mindesthaltbarkeitsregel und Datenrechte ist eine Tabelle mit Login. Beurteilen Sie die Daten, nicht die Oberfläche, und denken Sie daran, dass die Tabelle einen Vorteil hat, den Portale selten bieten: Sie gehört Ihnen zum Filtern, Kommentieren und Aufbewahren, weshalb die beste Arbeitsweise oft das Portal für Bestellungen plus die exportierte Liste für die Planung ist.

Wie oft sollte ich meine Lieferanten neu vergleichen?

Formell ein- bis zweimal im Jahr, und immer wenn sich etwas Strukturelles ändert: eine Währungsbewegung, eine Frachtverschiebung, eine neu erreichte Staffel oder eine neue Marke, die nur einer der beiden führt. Das vollständige Protokoll dauert mit dem angeglichenen Warenkorb einen Tag und ist einer der am besten bezahlten Tage im Handel, denn Lieferantendrift ist real, und die Liste, die Sie vor achtzehn Monaten gewählt haben, ist vielleicht nicht mehr die, die Sie heute wählen würden. Der Staffelhebel innerhalb dieses Vergleichs steht in dem Artikel zu Mengenstaffeln.

Quellen

• EUR-Lex, Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 über kosmetische Mittel, konsolidiert 2025

Die Checkliste spiegelt die Großhandelspraxis in der Kategorie zum Stand 2. September 2026 wider.